Zum überörtlichen Prüfungsbericht des Bayerischen Kommunalen Prüfungsverbandes der Jahresrechnungen 2014-2017 und der Kasse der Stadt Bogen

TZ 2 Hinweise zum Haushalts- und Kassenwesen

a)     Über  Feststellung   und  Entlastung   wurde   im  Stadtrat   unter  Teilnahme   und  Leitung  

des  ersten   Bürgermeisters   beschlossen   (vgl.   Beschlüsse   vom   23.09.2015, 05.10.2016   und   11.10.2017).    Mit  der  Feststellung   wird  die  Rechnungslegung   nach   der  örtlichen   Prüfung   abgeschlossen   und  der  von  der  Verwaltung   erstellte   Entwurf   einer  Jahresrechnung   wird  zur  Jahresrechnung   der  Stadt;  der  Feststellungsbeschluss   des  Stadtrats   fixiert   somit   das  Zahlenwerk   der  Jahresrechnung.   Dem   ersten   Bürgermeister   obliegt   es,  die  Sitzung   zu  leiten,  wenn   der  Stadtrat   über   die   Feststellung   der  Jahresrechnung   berät  und  abstimmt.  Der  Feststellung   der  Jahresrechnung   schließt   sich   nach  Möglichkeit   in  derselben   Sitzung   der  Beschluss   über   die  Entlastung   an.  Bei  der  Beratung   und  Beschlussfassung   über  die   Entlastung   ist   der  erste   Bürgermeister   allerdings   stets  aufgrund ·persönlicher    Beteiligung   (Art.  49   Abs.  1  GO)   auszuschließen.  Dies  wäre   künftig   zu  beachten.   Auf  die  Ausführungen  

in  Schreml/Bauer/Westner,   Kommunales   Haushalts-   und  Wirtschaftsrecht   in   Bayern,  Erl.  10.1   zu  Art.   102  GO  wird   verwiesen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:
Wird beachtet

b)     Die  Kassenverwalterin   und  die  stellvertretende   Kassenverwalterin   wurden   mit  

Schreiben   vom  28.06.2000   bzw.  05.07.2016   vom  ersten   Bürgermeister   bestellt. 

Beschlüsse   des  für  die   Bestellung   zuständigen   Gremiums   konnten   uns  nicht   vor­  

gelegt   werden.   Die   Stadt   hat  einen   Kassenverwalter   und  einen   Stellvertreter   zu  bestellen   (Art.  1  OO  Abs.  2  Satz   1  GO).  Die  Bestellung   hat  durch  den  Stadtrat   bzw.   durch  einen   beschließenden   Ausschuss,  sofern   dies  zu  seinen   Aufgaben   gehört,  zu  erfolgen.  Die  Bestellung  ist  erforderlich,  weil  der  Kassenverwalter  in  Fragen  der   Geldverwaltung  die  Stadt  selbständig  nach  außen  vertritt, also  insoweit  Organfunktion  hat, da  der  erste  Bürgermeister  als  der  Anordnungsbefugte   der  Stadt  auf  die­   sem  Gebiet  nicht  tätig  werden  und  daher  diese  Aufgaben  auch  nicht  delegieren   kann  (vgl.  Schreml/Bauer/Westner,   Kommunales   Haushalts-  und  Wirtschaftsrecht   in  Bayern,  Erl.  1.2  zu  §  42  KommHV-Kameralistik).   Die  Beschlüsse  des  zuständigen  Gremiums  wären  noch  nachzuholen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die geforderten Beschlüsse wurden in der Stadtratssitzung vom 24.10.2018, Tagesordnungspunkt Nr. 4 und 5 nachgeholt.

 

c)     Die  örtlichen  Kassenprüfungen  sind  im  Prüfungszeitraum  in  den  Monaten  Oktober, 

November  oder  Dezember  durchgeführt  worden.  Prüfungen  in   festliegenden   oder  

annähernd  festliegenden  Zeitabständen  oder  zu  bestimmten  Zeitpunkten   im  Jahr  

sollten  vermieden  werden,  weil  das  Moment  der  Überraschung  nicht  gewährleistet  

ist  (vgl.  Schreml/Bauer/Westner, Kommunales  Haushalts-  und  Wirtschaftsrecht   in  

Bayern,  Erl.  4  zu§  3  KommPrV).  Dies  wäre  künftig  zu  beachten.  

lm  Übrigen  wären  neben  der  Stadtkasse  stets  alle  Handvorschüsse  zumindest   ein­  

mal  jährlich  einer   Kassenprüfung  zu  unterziehen. Auch  wenn  Handvorschüsse  

nicht  regelmäßig  in  die  örtliche   Kassenprüfung  miteinbezogen  werden  müssen

(vgl.  W   Nr.  2  zu  §   3   KommPrV),  empfiehlt  es  sich  aufgrund  der  großen  Bedeutung,  die  diesen  Prüfungen  vom  Standpunkt  der  Kassensicherheit  aus  zukommt,  in  

Abständen   auch  diese  einer  Prüfung  zu  unterziehen  (vgl.  Schreml/Bauer/Westner, 

Kommunales  Haushalts-  und  Wirtschaftsrecht   in   Bayern,  Erl.  1  und  1  O  zu  §  3  

KommPrV).

 

Stellungnahme der Verwaltung
Wird beachtet.

 

d)    Die  Kasse  des  Eigenbetriebs  wurde  im  Prüfungszeitraum   keiner  örtlichen  Prüfung  

unterzogen.  Aufgrund  der  großen  Bedeutung  der  örtlichen  Kassenprüfung  für  die  

Kassensicherheit   ist  diese  jedes  Jahr  vorzunehmen. Da  die  Kassenprüfung   unver­  

mutet  durchgeführt  werden  soll,  hätte  die  Prüfung  zu  deutlich  unterschiedlichen  

Zeitpunkten  zu  erfolgen.  Auf  die   Ausführungen   in  Buchst.  e)   wird  ergänzend  hinge­  

wiesen. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wird beachtet.

 

e)    Bei  der  Kassenbestandsaufnahme  am  02.05.2018   verfügte  die  Stadtkasse  über  

einen  Barkassenbestand  von  rd.  8  T€.  Nach  §  12  der  Dienstanweisung   (DA-FK)  

wurde  der  Höchstbetrag  für  Einnahmekassen  auf  5  T€  festgelegt.   Nach  stichpro­  

benartiger  Durchsicht  der  Tagesabschlüsse   haben  wir  festgestellt,  dass  der  in   der  

DA-FK  festgelegte   Höchstbetrag  häufiger  überschritten  wird.  

Aus  Gründen  der  Kassensicherheit  empfehlen  wir,  künftig  die  Barbestände  in  der  

Stadtkasse  gering  zu  halten  und  Zahlungsmittel   rechtzeitig  vor  Erreichen  des  

Höchstbestandes   bei  der  Bank  einzuzahlen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Höchstgrenze der Kassenbarbestände betragen 5 T€ laut Dienstanweisung. Dass diese Höchstgrenze nicht überschritten wird, wird künftig beachtet.

 

f)    lm  Berichtszeitraum  wurde  des  Öfteren  der  Abschlusstag   31.12.  nicht   beachtet.  So  

 wurden  beispielsweise  am  29.03.2018   Ausgaben   auf  HHSt.  1.6400.9500   für  das   Haushaltsjahr   2017   oder  am  27.03.2017   Ausgaben   auf  HHSt.   1.6310.9590   für  das  

Haushaltsjahr   2016  gebucht.  

Als  Soll-Einnahmen   und  Soll-Ausgaben   eines   Haushaltsjahres   sind  alle  Beträge  

nachzuweisen,   die  bis  zum  Ende  des   Haushaltsjahres   fällig   oder  darüber   hinaus  

gestundet   wurden.   Das  Zeit-   und  das  Sachbuch   sind  daher   zum   Ende  des   Haus­  

haltsjahres   (31.12.)   abzuschließen;   danach   sind  nur  noch  Abschlussbuchungen  

(vgl.  Schreml/Bauer/westner,   Kommunales   Haushalts-   und  Wirtschaftsrecht   in  

Bayern,  Erl.  1  zu  §  74  KommHV-Kameralistik)   erlaubt.   Auf  die  §§  74,  78,  79,  80  

und  87  Nrn.  29  und  30  KommHV-Kameralistik   wird   hingewiesen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wird beachtet.

 

g)    Die  Kassenmitarbeiter   übernehmen   neben   der  Buchführung   und  der  Abwicklung  

des  Zahlungsverkehrs   zum  Teil  auch   die  Erfassung   der  Anordnungsdaten.   Da­  

durch   könnten   sich   Risiken  für  die  innere   Kassensicherheit   ergeben.

 

Wir  empfehlen   zu  prüfen,   ob  die  gesamte   Erfassung   der  Anordnungsdaten   auf  die  

Fachdienststellen   bzw.  Sachbearbeiter   verlagert   werden   kann.   Die  innere   Kassen­  

sicherheit   könnte   hierdurch  weiter   erhöht  werden,  da  die  Erfassung   der  Anord­  

nungsdaten,   die  Freigabe,  die  Soll-  und  Ist-Buchung   und  die  Abwicklung   des  Zah­  

lunqsverkehrs   nicht  ausschließlich   durch   die  Kasse  erfolgen   würde. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:
Die Anordnungen werden in den jeweiligen Fachdienststellen erfasst. Die Anordnung, die die Finanzverwaltung betreffen werden aufgrund der geringen Besetzung der Finanzverwaltung teilweise auch in der Buchhaltung erfasst.

 

h)    Der  städtische   Tagesabschluss   wies   am  Tag  unserer   Kassenprüfung   insgesamt  

10  Konten   mit  teilweise   relativ   geringen   Beständen   bzw.  Bestandsveränderungen  

aus.  Nach  VV   Nr.  1  zu  §  57  KommHV   a.F.   sollten   im  Interesse   einer  straffen   und  

wirtschaftlichen   Liquiditätsplanung   Konten  für  den  Zahlungsverkehr   bei  Kreditinsti­  

tuten   auf  den  für  eine  zweckmäßige   Abwicklung   des  Zahlungsverkehrs   notwendi­  

gen   Umfang   beschränkt   werden.  Wir  empfehlen   zu  prüfen,  ob  die  Zahl  der  Giro­  

konten   verringert   werden   kann.  Nicht  mehr  benötigte   Konten   und  Zahlwege   wären  

zeitnah   aufzulösen   bzw.  zu  löschen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wir verfügen derzeit über 13 Zahlwege. 2 Zahlwege sind für Sparbücher (Mietkautionen und Grabgebühren). Die restlichen 11 Zahlwege sind Giro- bzw. Tagesgeldkonten verschiedener Banken. Eine Reduzierung der Konten werden wir erst nach Änderung der Zinspolitik vornehmen. Durch die vielen Konten haben wir momentan die Möglichkeit die Negativzinsen zu umgehen.

 

 

 

i)    Bei  der  Verprobung   des  Schuldenstandes   Ende  2017  ergab   sich  eine  Differenz  

zwischen   dem  tatsächlichen   Schuldenstand   und  dem  Schuldenstand   nach  der  

GFSchu.  Auf   Übereinstimmung   wäre   künftig   zu  achten.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Bei der Prüfung ist aufgefallen, dass der Schuldenstand der Stadt Bogen eine Abweichung von 9.854,90 € aufweist.

Schuldenstand Stadt Bogen 7.643.799,04 €

Schuldenstand lt. Prüfungsverband 7.653.653,94 €

 

Diese Abweichung erklärt sich einerseits durch Teilerlasse zweier Kfw-Darlehen, welche nicht verbucht wurden.

Kfw-Darlehens-Akt 102 – Teilerlass in Höhe von 9.000 € im Jahre 2012

Kfw-Darlehens-Akt 103 – Teilerlass in Höhe von 563,25€ im Jahre 2012

 

Weiterhin erklärt sich die restliche Abweichung in Höhe von 291,65 € aufgrund von auftretenden Rundungsfehlern bei vielerlei Darlehen. Welche aber bei einem Schuldenstand in Höhe von 7.653.653,94 € nur einen Anteil von 0,0038 % beträgt.

 

Der Schuldenstand wurde aufgrund dieser Abweichungen zum 31.12.2017 auf einen Wert in Höhe von 7.653.653,94 € angepasst.

 

TZ  3       Die  Stadt   hätte   ihre   Dienstanweisungen    für  Zahlstellen   den  tatsächlichen  Verhältnissen   anzupassen.    Für  die  gesonderte   Kasse   des  Eigenbetriebs   sollte  eine  

Dienstanweisung    erlassen   werden.  

 

Die  Stadt   hatte  zum  Zeitpunkt   unserer   Prüfung  

-     die  Dienstanweisung   für  das  Finanz-   und  Kassenwesen   vom  01.03.2015   (DA-FK), 

-     die  Dienstanweisung   für  die  Zahlstelle   Passamt   vom  01.03.2015   (Anlage   4  zur  

DA-FK),  die  Dienstanweisung   für  die  Zahlstelle   Bücherei   vom  01.03.2015    (Anlage   4/1  zur   DA-FK)   und  

-    die  Dienstanweisung   für  Handvorschüsse   vom  01.03.2015   (Anlage   5  zur   DA-FK)  

erlassen.

Bei  dem   Eigenbetrieb   ,,Stadtwerke   Bogen"   bestand   zum   Prüfungszeitpunkt   die  Dienstanweisung   für  die  Kasse   des  Freibades   Bogen  vom   11.05.2015.

 

a)     Die   Regelungen   in   den  Dienstanweisungen   für  die  Zahlstellen   ,,Passamt"   und  ,,Bücherei"   sind  größtenteils   sehr  allgemein   gehalten.   So  stellen   z.B.   die  Vorgaben   zur   Buchführung   und  zum  Abrechnungsverfahren    nicht  auf  die  tatsächlichen   Verhält­  

nisse   der  jeweiligen   Zahlstelle   ab  (z.B.    Passamt   mit  Software   QCash   und  Bücherei  

mit  Büchereisoftware   Bibliotheka   plus).  ln  der  Dienstanweisung   für  die  Zahlstelle  

Bücherei   sind  außerdem   keine  verantwortlichen   Zahlstellenleiter   genannt.  

 

Wir  empfehlen,  die  Dienstanweisungen   der  einzelnen   Zahlstellen   zu  überarbeiten  

und  an  die  örtlichen   Gegebenheiten   anzupassen.  Dabei  sollten   neben  der  bu­  

chungstechnischen   Abwicklung   (mit  Belegführung)   und  dem  Abrechnungsverfah­  

ren  auch  die  Aufgaben   der  Zahlstelle   sowie   die  verantwortlichen   Zahlstellenleiter  

festgelegt   werden.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Dienstanweisung der Zahlstelle Passamt wurde überarbeitet und trat am 01.07.2018 in Kraft.

Die Dienstanweisung Bücherei wurde überarbeitet und trat am 01.08.2018 in Kraft.

 

b)   Der  Eigenbetrieb   führt   eine  gesonderte   Kasse   nach  §  10  Abs.  1  Satz   1  EBV.  Für  

diese   Kasse  sind  weder   Kassenverwalter   noch  Stellvertreter   bestellt.   Schriftliche  

Regelungen   zum   Betrieb   der  Kasse,  insbesondere   zum   baren   und  unbaren   Zah­  

lungsverkehr,  liegen   nicht  vor.  

 

Für  die  Kassenwirtschaft   der  gesonderten   Kasse  gelten   die  Vorschriften   der  

KommHV-Kameralistik   nach  Maßgabe   des  §  1  O  Abs.  1  Satz  3  EBV  und  hinsicht­  

lich  der   baren   Ein-  und  Auszahlungen   nach  Maßgabe   des  §  1  O  Abs.  2  EBV. 

 

Für  die   Kasse  wären   nach  Art.   100  Abs.  4  i.V.  mit   Abs.   2  GO  ein   Kassenverwalter   

und  ein  Stellvertreter   zu  bestellen.  Aus  Gründen   der  Kassensicherheit   sollte   eine  

schriftliche   Dienstanweisung   (vgl.  §  86  KommHV-Kameralistik)   für  die  gesonderte  

Kasse  erlassen   werden.  Ausgestaltung   und  Vollzug   der  Regelungen   wären   vor  allem örtlich  zu  überwachen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Kassenverwaltung für die Sonderkasse wurde der Stadtkasse mit Zustimmung des Ersten Bürgermeisters übergeben. Eine entsprechende Dienstanweisung war vorhanden und wurde bereits angepasst. Weitere Anpassungen werden in der nächsten Werkausschusssitzung erfolgen.

 

c)    Mit  Beschluss   des  Werkausschusses   hat  der  Eigenbetrieb   zum   11.05.2015   eine  

Dienstanweisung   für  die  Kasse  des  Freibades   Bogen  der  Stadtwerke   Bogen   erlas­  

sen.   Die  darin   enthaltenen   Bestimmungen   entsprechen   zum  Teil   nicht  den  tatsäch­  

lichen  Verhältnissen.   Die  Regelungen   zur   Buchführung   sind  sehr  allgemein   gehal­  

ten   und  das  Abrechnungsverfahren    entspricht   nicht  der  Umsetzung   in   der  Praxis. 

Wir  empfehlen,  die  Dienstanweisung   zu  überarbeiten   und  an  die   in  der  Praxis  

durchgeführten   Vorgänge   anzupassen.

 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wurde in der letzten Werkausschusssitzung angepasst.

 

TZ  4       Die  Stadt  nahm  zeitweise   Kassenkredite   in  Anspruch,  obwohl  ausreichend   finanzielle   Mittel   auf  anderen   städtischen  Konten   vorhanden  waren.  

 

lm  Zeitraum   vom  27.11.   bis  10.12.2014   nahm  die  Stadt   Bogen  für  den  Zahlweg   506  einen  Kassenkredit   in  Form  eines   Kontokorrentkredites   (Überziehungskredit)   von  bis  zu rd.  992  T€  in  Anspruch.   Gleichzeitig   waren   in  diesem   Zeitraum   Kassenmittel   von   rd.   2  Mio€  auf  einem  Tagegeldkonto   (Zahlweg   516)  angelegt.  Für  Dezember   2014  entstanden   dadurch   Sollzinsen   i.H.  von   rd.  250  €.  Dem  gegenüber   standen   Habenzinsen   von  rd.   157  €.

 

Die  Verwaltung   der  Kassenmittel   ist  ein  Kassengeschäft,  das  einer   anderen   Stelle   der  

Kommune   nicht  übertragen   werden   kann  (§  42  Abs.  1  Nr.  2  KommHV-Kameralistik).  

Hierzu   gehört   auch,  die  für  die  Auszahlung   erforderlichen   Kassenmittel   rechtzeitig   verfügbar   zu  halten   (Liquiditätsplanung)   und  die  Kassenmittel   soweit  wie  möglich   wirtschaftlich   anzulegen   (vgl.  Schreml/Bauer/Westner,   Kommunales   Haushalts-   und  Wirtschaftsrecht   in  Bayern,  Erl.  1  zu  §  57  KommHV-Kameralistik). 

 

Auf  eine  sorgfältige   Liquiditätsplanung   wäre   künftig  zu  achten.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Auf die Verteilung vorhandener Kassenmittel wird künftig geachtet.

 

 

 

TZ  5   Eine  Bereinigung  der  Kasseneinnahmereste    wäre   erforderlich. 

 

Das  Resteverzeichnis   der  Stadtkasse   zur  Jahresrechnung   2017  wies   ohne  die  Beteili­  

gungen   an  Unternehmen   in  privaten   Rechtsformen   Kasseneinnahmereste   (KER)  von  

rd.  1,06   Mio€  aus.  Die   erstmalige   Fälligkeit   von  einzelnen   Resten   geht   bis  2001  zu­  

rück.  Zwar   konnten   regelmäßige   Maßnahmen   zur   Unterbrechung   der  Zahlungsverjäh­  

rung  nachgewiesen   werden,  nach  Rücksprache   mit  der  Verwaltung   kann  jedoch   bei  einer  nicht   unerheblichen   Anzahl   von  Schuldnern   mit  der  Begleichung   der  städtischen  

Forderungen   in  absehbarer   Zeit  nicht  gerechnet   werden.

 

Künftig  wären   die  Forderungen   rechtzeitig   einzuziehen   (§  25  KommHV-Kameralistik).  

Werden   öffentlich-rechtliche   Forderungen   bei  Fälligkeit   nicht  erfüllt,   ist  zeitnah   zu  mahnen  (etwa   eine  Woche   nach  Ablauf   des  Fälligkeitstages;  vgl.  Schreml/Bauer/Westner, 

Kommunales   Haushalts-   und  Wirtschaftsrecht   in  Bayern,  Erl.  2  zu  §  52  KommHV-Ka­  

meralistik).   Die  Mahnung   enthält   die  Aufforderung,   innerhalb   einer  Frist  von   mindes-

tens  einer  Woche   die  fälligen   Forderungen   zu  begleichen.   Ist  die  Mahnung   erfolglos, 

hat  die  Kasse   unverzüglich   die  Vollstreckung   einzuleiten   oder  zu  veranlassen   (§  52  

Abs.  1  KommHV-Kameralistik).   Soll  eine  Beitreibung   unterbleiben,  hat  die  Kasse   un­  

verzüglich   die  Entscheidung   der  anordnungsbefugten   Stelle   herbeizuführen   (§   52  

Satz  3  KommHV-Kameralistik).   Wird   diese   Entscheidung   nicht  herbeigeführt,   kommt  

das  Unterlassen   weiterer   Beitreibungsmaßnahmen    einer  zinslosen   Stundung   durch   die   Kasse  gleich,  zu  der  die  Kasse  -  abgesehen  von  den  Fällen  des  §  42  Abs.  2  KommHV­  

Kameralistik  und  §  258  AO  -   nicht  befugt  ist  (vgl.  §  32  Abs.  2  Satz  3  KommHV-Kameralistik).

 

Die  Kasseneinnahmereste   wären  umgehend  vollständig  beizutreiben  (vgl.  §  42  Abs.  2  

KommHV-Kameralistik).   Sollten  Forderungen  verjährt  sein,  wären  diese  in  Abgang  

zu  stellen  und  die  Möglichkeit  der  Regulierung  durch  die  Kassenversicherung   (Ab­  

schnitt  5)  zu  klären.  ln  den  übrigen  Fällen  wären  geeignete  Maßnahmen  gegen  eine  

mögliche  Zahlungsverjährung   einzuleiten.  

 

lm  Übrigen  weisen  wir  darauf  hin,  dass  vor  jedem  Jahresabschluss  die  vorhandenen  

Kasseneinnahmereste   zu  prüfen  wären.  Soweit  nach  dem  Ergebnis  der  Prüfung  mit  

dem  Eingang  der  ausgewiesenen  Kasseneinnahmereste   in  absehbarer  Zeit  nicht  ge­   rechnet  werden  kann,  ist  eine  Restebereinigung  in   Form  einer  vorläufigen  Niederschla­

gung  veranlasst.  Wir  verweisen  auf  W    Nr.   5  zu§  79  KommHV  a.F.  und  die  Ausführungen  in  Schreml/Bauer/Westner,  a.a.O.,  Erl.  1  O  zu  §  79  KommHV-Kameralistik. 

 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Mahnungen werden spätestens 14 Tagen nach Fälligkeit versendet und nach weiteren 14 Tagen erfolgt eine weitere Mahnung bzw. ein vollstreckbares Ausstandsverzeichnis. Die 14 Tagesfrist hat sich bewährt. Ist die Buchhaltung nicht auf den taggenauen Stand durch Krankheit/Urlaub etc., dann kann es vorkommen, dass bei einem kürzeren Mahnabstand unberechtigte Mahnungen versendet würden.

Vor der Konto-/Lohnpfändung oder Vollstreckung wird eine schriftliche Aufforderung zur Zahlung versendet. Bleibt die Vollstreckung ohne Erfolg, wird ein Haftbefehlt beantragt.

Trotz all dieser Maßnahmen ist eine vollständige Beitreibung der Kassenreste nicht realistisch.

Kassenreste in Höhe von 428 T€ und 186 T€ wurden mit Beschluss des Stadtrates vom 15.02.2019  und 26.06.2019  vorläufig niedergeschlagen. Es erfolgten Niederschlagungen von gestundeten Forderungen, Insolvenzen, Forderungen wo eine Aussetzung der Vollziehung genehmigt wurde und Forderungen von Schuldnern wo langfristig keine Zahlungen zu erwarten sind (Vermögensauskunft geleistet).

 

TZ   6       Zinserträge   aus   Sonderrücklagen   sind  im   HUA  der  jeweiligen   Einrichtung   zu   buchen.  

 

lm  Berichtszeitraum  wurden  die  Zinserträge  der  Sonderrücklage  zum  Teil  im  Verwal­  

tungshaushalt   bei  der  Haushaltsstelle  9121.8090   verausgabt  und  auf  den  entsprechen­  

den  Verwahrgeldkonten   (3000  bzw.  3001)  vereinnahmt.  Zinserträge  aus  Sonderrückla­  

gen  sind  haushaltsmäßig  jedoch  wie  folgt  zu  behandeln: 

 

Zinserträge  sind  der  Sonderrücklage  zuzuführen(§   21   Abs.  1  Satz  3  KommHV-Kame­  

ralistik)  und  im  HA/HUA  der  jeweiligen   Einrichtung  im  Verwaltungshaushalt   als  Ein­  

nahme  zu  buchen.  Je  nachdem,  wie  die  Rücklage  angelegt  ist,  kommen  die  Unter­  

gruppe  205  (Anlage  bei  öffentlich-rechtlichen   Kreditanstalten  wie  Sparkassen),  Unter­  

gruppe  207  (Anlage  bei  nicht  öffentlich-rechtlichen   Kreditanstalten  wie  Banken)  oder  

Untergruppe  209  (Einsatz  der  Rücklage  als  Kassenbestandsverstärkung)   in   Betracht.  

Werden  Zinserträge  der  Rücklage  nicht  entnommen,  sind  sie  im  Verwaltungshaushalt  

im  HA/HUA  der  jeweiligen   Einrichtung  als  Zuführung  zum  Vermögenshaushalt   und  von  

dort  als  Rücklagenzuführung  zu  buchen,  und  zwar  unter  den  gleichen  Gruppierungs­  

nummern  wie  die  Zuführungen  zu  Sonderrücklagen   (vgl.  BKPV-Mitteilungen   2/2002, 

RdNr.  11,  Nrn.  1.4   und  2.4).  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Lediglich in einem Jahr des gesamten Prüfungszeitraums wurden die Zinsen in Höhe von 269,62 € auf Zinsen gebucht und nicht auf die Sonderrücklage. Wird beachtet.

 

 

TZ   7       Vorgehen   bei   Stundungen  

 

Bei  der  stichprobenartigen   Überprüfung  der  Stundungsvorgänge   ergaben  sich  folgende  

Feststellungen:  

a)    Die  Stadt  gewährte  im  Berichtszeitraum  auf  Antrag  zahlreiche  Stundungen  von  Ab­  

gabeforderungen,  ohne  die  gesetzlichen  Voraussetzungen   hierfür  ausreichend  zu  

prüfen.  Die  geprüften  Anträge  auf  Stundung  öffentlich-rechtlicher   Geldforderungen  

wegen  persönlicher  Härte  waren  i.d.R.   nicht  ausreichend  begründet.  Ausreichende  

Nachweise  über  die  wirtschaftlichen  Verhältnisse  des  Antragstellers  fehlten  und  

wurden  in  den  geprüften  Fällen  auch  nicht  angefordert.  

 

Abgabeforderungen   können  ganz  oder  teilweise  gestundet  werden,  wenn  deren  

Einziehung  bei  Fälligkeit  eine  erhebliche  Härte  für  den  Schuldner  bedeuten  würde  

und  der  Anspruch  durch  die  Stundung  nicht  gefährdet  erscheint.  Die  Stundung  darf  

nur  gewährt  werden,  wenn  die  Voraussetzungen   nach  §  222  AO  bzw.  den  spezial­  

gesetzlichen  Normen  (z.B.   Art.  13  Abs.  3  KAG)   erfüllt  sind  (§  32  Abs.   1  KommHV­  

Kameralistik).   Es  ist  rechtswidrig,  Stundungsanträgen  generell  -  ohne  Prüfung  der  

konkreten  (finanziellen)   Situation  -  zu  entsprechen.  Künftig  wäre  seitens  der  Stadt  

jeweils  eingehend  zu  prüfen,  ob  tatsächlich  eine  persönliche  oder  sachliche  Härte  

vorliegt.  Das  Ergebnis  der  Prüfung  wäre  nachvollziehbar  zu  dokumentieren.  So­  

weit  die  gesetzlichen  Voraussetzungen   nicht  vorliegen,  wären  Stundungsanträge  

abzulehnen.  Wir  verweisen  in  diesem  Zusammenhang  auf  die  ausführlichen  Erläu­  

terungen  zu  §   32  KommHV-Kameralistik   in  Schreml/Bauer/Westner,  Kommunales  

Haushalts-  und  Wirtschaftsrecht   in  Bayern).  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Vorgehensweise bei Stundungen

Mit Beschluss des Stadtrates vom 26.06.2019 wurde festgelegt, dass Stundungen nur noch auf schriftlichen Antrag gestellt werden können. Zusätzlich ist zum Antrag das Formular der Vermögens- und Einkommenserklärung auszufüllen und die entsprechenden Nachweise sind zu erbringen. Die dafür entworfenen Formulare sind zu verwenden.

 

 

b)    Mit  Schreiben  vom  23.08.2017  beantragte  die   Firma   H.   (FAD  8714)   die  Stundung  

der  Gewerbesteuervorauszahlungen   für  das  Jahr  2016  von  insgesamt  rd.  12  T€.  

Auf  den  Antrag  hin  erließ  die  Stadtkasse  den  Stundungsbescheid   vom  24.08.2017.  

Die  Zustimmung  des  zuständigen  Organs  wurde  nicht  eingeholt.

 

Nach  §  9  Abs.  3  Nr.   1  Buchst.  a)  i.V. mit§  13  Abs.  2  Nr.   2  Buchst.  b)   der  Ge­  

schäftsordnung  für  den  Stadtrat  vom  15.05.2014  liegt  die  Zuständigkeit  für  die

Stundung  von  Forderungen  bis  zu  einem  Jahr  zwischen   1  O  T€  und  25  T€  beim  

Haupt-,  Finanz-  und  Marketingausschuss.   Die  Zuständigkeitsregelungen   laut  Ge­  

schäftsordnung  wären  künftig  einzuhalten.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Bei der Firma H. (FAD 8714) wurde die Stundung vom Bürgermeister genehmigt. Die Kasse versäumte die Zustimmung des Stadtrates einzuholen. Die Forderungen wurden pünktlich beglichen.

 

c)     Bei  unseren  Stichproben  stellten  wir  fest,  dass  zum  Teil  für  öffentlich-rechtliche  

Forderungen  keine  (z.B. Stundungszeichen   133,88,  86)   oder  in  falscher  Höhe  (z.B. 

Stundungszeichen   150,  149,  10313,  117,  116,  112)   Stundungszinsen   erhoben  

wurden.  

 

Nach  §  234  Abs.  1  Satz  1  AO  sind  für  die  Dauer  einer  Stundung  (zwingend)   Stun­   

dungszinsen  zu  erheben, soweit  keine  spezialgesetzlichen   Regelungen  greifen  

(z.B.  Art.  13  Abs.  3  KAG)  oder  deren  Erhebung  nach  Lage  des  einzelnen  Falles  

unbillig  wäre  (§  234  Abs.  2  AO).  Billigkeitsmaßnahmen   bei  Stundungszinsen  unter­  

liegen  somit  denselben  Voraussetzungen   wie  ein  Erlass  (§§  163,  227  AO).  Die  

Verwaltung   prüfte  jeweils   nicht,  ob  die  gesetzlichen   Voraussetzungen   für  einen  Er­  

lass  der  Stundungszinsen   vorlagen.  Bezüglich   der  Höhe  der  Stundungszinsen   ver­  

weisen   wir  auf  die  Änderung   des  Kommunalabgabengesetzes    zum  01.04.2014, 

welches   die  Zinshöhe   bei  Stundung   von  Abgaben,  die  auf  der  Grundlage   des  KAG  

erhoben   wurden,   auf  jährlich   2  °/o  über  dem   Basiszinssatz   nach  §  247  BGB  fest­  

setzt.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Stundungszinsen wurden nicht bei allen Forderungen erhoben. Intern wurde auf die Erhebung der Stundungszinsen bei Grabgebühren und Beerdigungskosten verzichtet. Hier handelte es sich meist um ältere Personen, die die Gebühren nicht in einer Summe zahlen konnten.

Künftig werden immer Stundungszinsen in gesetzlicher Höhe erhoben. Sollte auf die Stundungszinsen verzichtet werden, wird geprüft ob Billigkeitsgründe vorliegen.

 

4.3        Informationstechnik    (IT)  

 

TZ  8      Die  System-   und   Netzwerksicherheit  kann   in  verschiedenen  Bereichen   verbessert  werden.  

 

lm  Rahmen   der  Prüfung   untersuchten   wir  stichprobenweise   auch  die  Sicherheit   der  

zentralen   Serversysteme,  des  lokalen   Netzwerks   sowie   der  Arbeitsplatzrechner   unter  

dem  Aspekt   des  verwirklichten   Grundschutzes   und  der  weiteren   zur  Systemsicherheit  

ergriffenen   Maßnahmen.   Grundlage   hierfür   waren   neben   den  allgemeinen   und  haushaltsrechtlichen   Sicherheitsanforderungen    (Art.   11   Abs.  1  BayEGovG   i.V.  mit  Art.  32   DSGVO   und  Art.   32  BayDSG,   §  37  Abs.   1  KommHV-Kameralistik)   unsere   aus  überörtichen   Erfahrungen   abgeleiteten   Mindestanforderungen   (BKPV-Merkblätter)   sowie   das   IT-Grundschutz-Kompendium2   des  Bundesamtes   für  Sicherheit   in  der  Informationstechnik   (BSl-Kompendium,   www.bsi.de),das  einen   allgemein   anerkannten   Standard  für  die  Sicherheit   von   IT-Systemen   darstellt.  

 

Dabei  haben  wir   die   nachfolgend   aufgeführten   Gefährdungen   und  Schwachstellen   festgestellt   und  Hinweise/Empfehlungen   zu  deren   Beseitigung   gegeben.   Insbesondere  

sind   folgende   Maßnahmen   erforderlich:

 

a)    Benutzerkontenverwaltung  im  Active  Directory  

 

Die  Domänen-Benutzerkonten    ,,bauamt",  ,,freibad",   ,,sitzungssaal"  waren   jeweils  

nur  mit  einem  sehr   leicht  zu  erratenden   Passwort   abgesichert.   Um  eine  miss­  

bräuchliche   Nutzung   oder  gar  die  Verbreitung   von  Schadsoftware   zu  verhindern, 

wäre   bei  allen  Benutzerkonten   auf  eine  ausreichend   sichere   Verwendung   von  

Passwörtern   zu  achten   (vgl.  auch  die  Basisanforderung   ORP  .4.A8   ,,Regelung   des  

Passwortgebrauchs"  des  BSl-Kompendiums). 

 

Mehrere  Benutzer, die  nicht  mit  systemadministrativen   Aufgaben  betraut  waren, 

waren  der  lokalen  (Standard-)Benutzergruppe   ,,Administratoren"   am  Domain-Con­  

troller  zugewiesen.  Derart  privilegierte  Rechte  auf  den  Serversystemen   sollten  nur  

den  IT-Verantwortlichen  zugeordnet  werden.  Die  Zuordnung  der  Domänen-Benut­  

zerkonten  zu  den  Benutzergruppen  wäre  zu  überarbeiten.  

 

Bislang  wurde  das  privilegierte  (Standard-)Benutzerkonto   ,,Administrator"   sowohl  

vom  IT-Verantwortlichen  als  auch  von  seinem  Stellvertreter  sowie  teils  zu  War­  

tungszwecken  von  einem  externen  IT-Dienstleister  verwendet   (Verwendung  als  

sog.  Sammelbenutzerkonto).  Damit  nachvollziehbar  ist,  wer  welche  Änderungen   in  

der  Windows-Domäne,  den  IT-Systemen  oder  den  Fachverfahren  vorgenommen  

hat,  empfehlen  wir,  künftig  personenbezogene   und  den  jeweiligen  Verwendern  zu­  

ordenbare  (persönliche)   Benutzerkonten  auch  zur  Administration  der  Domäne  und  

IT-Systeme  zu  verwenden.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Diese beanstandeten Punkte wurden bereits noch während der Anwesenheit des Prüfers bereinigt.

 

 

 

b)   Verwendung   der   Kontorichtlinien  zur  sicheren   Authentifizierung   im  lokalen  

Netzwerk  

 

ln  der  Windows-Domäne   waren  keine  ausreichenden   Regelungen  zur  Handhabung  der  

Kennwörter  bei  der  Domänen-Anmeldung   an  den  Arbeitsplatzrechnern   über  die  Kenn­  

wortrichtlinie   (Teil  der  Gruppenrichtlinien)  festgelegt  (z.B.  maximales  Kennwortalter, 

Kennwortlänge   und  -historie).   Durch  die  bei  allen  Domänen-Benutzerkonten   im  Micro­  

soft  Verzeichnisdienst   Active  Directory  vorgenommene   kontospezifische   Einstellung  

,,Kennwort   läuft  nicht  ab"   würden  entsprechende   Richtlinieneinstellungen   ohnehin  wider  unterlaufen.  Die  angetroffenen  Einstellungen  hatten  zur  Folge, dass  bei  einer. Vielzahl  von  Domänen-Benutzerkonten   die  Kennwörter  seit  ca.  1  O  Jahren  nicht   mehr  geändert  wurden.

 

Die  Kontorichtlinien  sollten  nach  den  Empfehlungen  des  BSI  konfiguriert   und  grund­  

sätzlich  bei  allen  Benutzerkonten  angewandt  werden  (vgl.  auch  die  Basisanforderun­  

gen  des  Prozessbausteins  ORP.4.A8  ,,Regelungdes  Passwortgebrauchs"  des  BSl­  

Kompendiums   und  die  Maßnahmenempfehlung   M  4.48  ,,Passwortschutz   unter  

Windows-Systemen"   der  BSl-Kataloge).  

 

Insbesondere  sollten  auch  die  Möglichkeiten  zur  automatisierten   Kontosperrung   nach  

mehreren  fehlerhaften  Anmeldeversuchen   genutzt  werden,  um  die  Domänen-Benutzer­  

konten  besser  gegen  unbefugte  Zugriffe  zu  schützen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die empfohlenen Einstellungen wurden bereits umgesetzt.

 

c)    Bildschirmsperre  

 

Auf  den  Arbeitsplatzrechnern   sollte  eine  automatische,  passwortgeschützte   Bildschirm­  

sperre   aktiviert   werden,  welche   den  Arbeitsplatzrechner   eines   Benutzers   bei  Abwesenheit  oder   Nichtbenutzung   vor  unbefugten   Zugriffen   sichert   (s.a.   Basisanforderung 

SYS.2.1.A05   ,,Bildschirmsperre"  des  BSl-Kompendiums   und  SYS.2.1.M5   der   Umset­  

zungshinweise).   Wir  empfehlen,   sich  bei  der  Aktivierungsdauer   am  Schutzbedürfnis  

der  jeweils   eingesetzten   Systeme   und  den  räumlichen   Gegebenheiten   zu  orientieren.  

Der  BSI  empfiehlt   als  Standardwert   15  Minuten. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Eine richtliniengesteuerte Bildschirmsperre war bereits eingeführt und wurde noch während der Anwesenheit der Prüfer angepasst.

 

 

d)    Überarbeitung   der  Verzeichniszugriffsberechtigungen  

 

Ein  Berechtigungskonzept   auf  Dateiverzeichnisebene   war  nicht  ausreichend   umge­  

setzt.   Zwar  waren   im  Active   Directory   die  Benutzerkonten   verschiedenen   Sicherheits­  

gruppen   zugeordnet,  diese   Sicherheitsgruppen   waren   allerdings   nicht  konsequent   auf  

Verzeichnisebene   übertragen.   So  trafen   wir  eine  Vielzahl   von   im  lokalen   Netzwerk   freigegebenen   Dateiverzeichnissen   an,  auf  die   alle  an  der  Domäne   angemeldeten   Mitarbeiter  der  Verwaltung   mit  Schreib-   und  Leserechten   zugreifen   konnten,  obwohl   diese   aus  datenschutzrechtlichen   oder  haushaltsrechtlichen   Gründen   nicht   dem   unmittelbaren  Zugriff   aller   Mitarbeiter   unterliegen   sollten   (vgl.  Zugriffsrechte   für  die  Benutzergruppen  ,,Domänen-Benutzer",   ,,Jeder"   oder  ,,  Unter  anderem   betraf  dies  z.B.  Verzeichnisse   mit  folgenden   Inhalten:

 

-     Sitzungsprotokolle   und  Beschlussvorlagen  

-     Schnittstellendateien   finanzwirksamer   Verfahren   (vgl.  auch  TZ   12  Buchst.   d)  

-     Unterlagen   der  Personalverwaltung   (Abmahnungen,  Leistungsbeurteilungen,   Ar-  

beitszeugnisse,  Anträge,  Arbeitsverträge,  Kündigungen   usw.)  

-     Dokumentierte   Passwörter   für  die  Systemadministration   und  administrativer   Verfahrenszugänge  

-     Installationsverzeichnisse    der  eingesetzten   Fachverfahren  

-     Umfangreiche   private   Dateien   der  Mitarbeiter  

 

Die  im  Netzwerk   hinterlegen   Zugriffsrechte   wären   insgesamt   zu  überprüfen   und  das  im   Verzeichnisdienst   Active   Directory   bereits   angelegte   Benutzer-   und  Berechtigungskonzept  konsequent   auf  Datei-   und  Verzeichnisebene   zu  übertragen   (vgl.   auch  die  Basisanforderungen   ORP.1.A5   ,,Vergabe   von   Berechtigungen"  und  ORP.4.A7   ,,Vergabe   von  Zugriffsrechten"  des  BSl-Kompendiums).  

Die  Mitarbeiter  sollten  dahingehend  sensibilisiert  werden,  dass  sie  keine  privaten   Da­  

teien  über  DropBox  (Web-Dienst  zur  Dateisynchronisation  zwischen  mehreren  Rech­  

nern),  USB-Sticks  oder  Fotokamera/Smartphone  ins  lokale  Netzwerk  einbringen.  Auch  

sollten  dienstliche   Unterlagen  in  der  zentralen  Ablagestruktur  und  nicht  in  den  Profilordnern  der  einzelnen  Mitarbeiter  abgelegt  werden,  um  z.B.  im  Vertretungsfall   einen  Zugriff  auf  die  dienstlichen  Unterlagen  zu  ermöglichen.  

 

Zudem  wurden  häufig  die  Zugriffsberechtigungen   einzelnen  Domänen-Benutzerkonten  

direkt   zugeordnet.  Wir  empfehlen,  die  Zugriffsrechte  ausschließlich  auf  Gruppenebene  

zu  vergeben, um  den  administrativen  Aufwand  zur  Anpassung  der  Berechtigungen   bei 

Umsetzungen,  Neueinstellungen  oder  beim  Ausscheiden  von  Mitarbeitern  in  Grenzen  

zu  halten.  Als  Einstieg  in  das  durchaus  komplexe  Thema  einer  ordnungsmäßigen, 

strukturierten  und  sachdienlichen  Benutzer-  und  Rechtevergabe  in  Windows   Domänen  

wird  auf  den  Online-Beitrag  ,,Windows-Praxis:  NTFS-Berechtigungen   richtig   einrichten"3  

verwiesen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Zugriffsregeln wurden bereits – soweit möglich – geändert. Weitere Änderungen werden bei der Integration ins Behördennetz durchgeführt, da diese Regeln bei der Umstellung sowieso durchgeführt werden müssen. Die Implementierung erfolgt Ende September.

 

e)    Überarbeiten   der  Filterregeln   im  Firewallsystem  

 

Die  Durchsicht  des  Firewallsystems   ,,Sophos  SG125"   zeigte  verschiedene   Filterregeln, 

die  entweder  nicht  mehr  benötigt  wurden   (vgl.  z.B.  Filterregel  #23  ,,PCAnywhere"  oder  

#26  ,,Terminalserverzugriff   -  RDP")   oder  über  die  der  Zugriff  aus  dem  lokalen  Netzwerk   ins  Internet  viel  zu  weit  gefasst  war  (vgl.  z.B.  Filterregel  #13  ,,NE  Verwaltung   7   Internet   7   ANY", #21  ,,NE  10.44.xx.xx  71nternet   7   FTP"). 

 

Die  Stadt  sollte  die  hinterlegten  Regeln  grundsätzlich  überprüfen, stärker  einschränken  

und  nicht  mehr  benötigte  Regeln  deaktivieren.   Darüber  hinaus  sollten  die  Filterregeln  

auch  nachvollziehbar  dokumentiert  werden, zumal  ein   externer   IT-Dienstleister  auch  

federführend   mit  der  Anlage  und  Pflege  der  Filterregeln  betraut  ist.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Mit der Einbindung ins Behördennetz werden die Filterregeln – die sowieso abgeschaltet waren und noch sind –endgültig gelöscht. Der Aufwand die Firewall zweimal in dieser Größenordnung zu ändern ist zu hoch.

 

f)     Patchmanagement  

 

Zur  automatisierten  Aktualisierung   der  PCs  mit  den  Sicherheitsupdates   für  die  Be­  

triebssysteme   setzte  die  Stadt  die   ,,Windows   Server  Update  Services"   (kurz:  WSUS)  

ein.  Die  zum  Prüfungszeitpunkt  hinterlegten  Einstellungen  in  WSUS  zeigten, dass  die  

PCs  noch  nicht  ,,zugewiesen"   worden  waren,  mit  der  Folge,  dass  die  PCs  nicht  zentral  

mit  Updates   vom  WSUS   versorgt   wurden.   Die  Stadt  sollte   noch  die  Konfiguration   des   WSUS   überarbeiten   und  die  Funktionsfähigkeit   der  Windowsupdates   sicherstellen

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Der WSUS war zum Zeitpunkt der Prüfung wegen verschiedener Probleme – vor allem bei Microsoft selbst – nicht in Betrieb. Mittlerweile wurde der WSUS-Dienst wieder in Betrieb genommen.

 

g)    Smartphones  

 

Die  Kontakte,  Termine   und  E-Mails  des  Exchange   Servers   wurden  teils   mit  privaten,

teils   mit  dienstlichen   Smartphones   synchronisiert.  

 

Angesichts   der  Zunahme   von  mobilen   Endgeräten   empfehlen   wir,   die  Anforderungen  

für  deren   Einsatz   und  für  deren  Absicherung   örtlich   näher  zu  bestimmen   und  verbindlich  festzulegen   (z.B.  verpflichtende   Geräte-PIN,  Pausenschaltung,   Verschlüsselung, Virenschutz,   Profile).   Es  bietet  sich  an,  neben  technischen   Möglichkeiten   auch  entsprechende   organisatorische   Regelungen   zu  erlassen,  die  Art  und  Umfang   der  Nutzung   konkretisieren.  

 

Zur  Absicherung   von  Smartphones   verweisen   wir  auf  die  Bausteine   B  3.404   ,,Mobiltelefon"   und  B  3.405  ,,PDA"   sowie   auf  die  Maßnahmenempfehlung    M  4.468   ,,Trennung   von   privatem   und  dienstlichem   Bereich   auf  Smartphones,  Tablets   und  PDAs"   der   BSl-Kataloge  sowie   auf  das  vom  BSI  veröffentlichte   ,,Überblickspapier   Smartphones"   und  hinsichtlich   der  vermischten   dienstlichen   und  privaten   Nutzung   von   mobilen   Endgeräten   auf  das  ,,Überblickspapier   IT-Consumerisation   und  BYOD".  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Richtlinien des Behördennetzes werden beachtet. Nach Implementierung ins Behördennetz werden die Softwareeinstellungen des Behördennetzes umgesetzt.

 

TZ  9      Beim  Virenschutzkonzept  waren   verschiedene  Schwachstellen  vorhanden,  de­  

nen  zeitnah  begegnet   werden   sollte.  

 

Die  Stadt   setzte   als  Virenschutzlösung   ,,Symantec   Endpoint   Protection"  ein.   Die  Prü­  

fung  der  hinterlegten   Einstellungen   war   nur  eingeschränkt   möglich,   da  der   IT-Veran

wortliche   keinen   Zugriff   auf  die  zentrale   Managementkonsole   der  Virenschutzlösung  

hatte.   Die  hinterlegte   Konfiguration   war  dem   IT-Verantwortlichen   nur  teilweise   bekannt.  

Trotz  der  eingeschränkten   Prüfmöglichkeiten   stellten   wir  folgende   Sachverhalte   fest:  

 

a)   Vollständigkeit   des  Virenschutzes  

 

Die  Stadt   hat  erst  kürzlich   ihre  IT-Infrastruktur   auf  neue  Serversysteme   umgestellt.   Daher  liefen  teils   die  Altsysteme   noch  parallel   zu  den  neuen.  Zum   Prüfungszeitpunkt   waren  auf  den  Altsystemen   die  Virendefinitionen   der  Virenschutzlösung   teilweise   veraltet. 

Auf  den  neuen   Servern  war   kein  ausreichender   lokaler  Virenschutz   installiert.  

 

Es  wäre   sicherzustellen,  dass   alle  Server   und  Arbeitsplatzrechner   über  einen   aktuellen  

Virenschutz   verfügen   (vgl.   Basisanforderung   SYS.2.1.A06   ,,Einsatz  von  Viren-Schutz­  

programmen"  des  BSl-Kompendiums   und  Baustein   B  1.6   ,,Schutz   vor  Schadprogram­  

men"   der  BSl-Kataloge). 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Da mittlerweile die Altsysteme umgezogen und abgeschaltet sind, wurde der Virenschutz komplettiert.

 

b)   Virenschutz  konnte  durch   Benutzer   beendet   werden  

 

Auf  den  Arbeitsplatzrechnern   konnte   die  Virenschutzlösung   durch   die  Benutzer   been­  

det  oder  die  getroffenen   Sicherheitseinstellungen   verändert   werden.  Wir  empfehlen,

die  Sicherheitseinstellungen   der  Virenschutzlösung   so  zu  treffen,  dass  der  verwendete  

Echtzeitschutz   durch   Normalbenutzer   nicht  interaktiv   beendet  werden   kann.  Dies  kann   über  die  zentrale   Managementkonsole   zur  Virenschutzlösung   verbindlich   für  alle  Arbeitsplatzrechner   eingestellt   werden   (vgl.  z.B.  Passwortschutz,  Deaktivieren   von  Zugriffsmöglichkeiten).  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wegen der laufenden Umstellung auf die neuen Server waren noch nicht alle Einstellungen komplettiert. Aktuell sind alle erforderlichen Richtlinien umgesetzt.

 

c)    Zeitgesteuerte  Scans   nicht  zentral   eingestellt  

 

Zeitgesteuerte   Scans  wurden   nicht  flächendeckend   für  Clients   und  Server  durchge­  

führt.  Lediglich   auf  einzelnen   Arbeitsplatzrechnern   war  lokal  ein  Komplettscan   hinter­  

legt.  

 

Wir  empfehlen,   künftig   auch  zeitgesteuerte   Virenscans   auf  allen  IT-Systemen   vorzu­  

nehmen.   Die  Virenschutzlösungen   sind  meist   nur  in  der  Lage  solche   Schadprogramme  

zu  erkennen,  für  die  sie  Virensignaturen   erhalten   haben.   Befindet   sich  jedoch   eine  virulente  Datei   auf  dem  Computer,  die  vor  dem  entsprechenden   Update   der  Virensignatur   heruntergeladen   oder   über  USB-Schnittstellen   eingebracht   wurde,   kann  diese   nur  über   einen   manuell   angestoßenen   Virenscan   erkannt   werden.   Daher  sollte   regelmäßig   eine   vollständige   Überprüfung   des  gesamten   persistenten   Speichers   (z.B.   lokale   Festplatten,  USB-Speicher)   vorgenommen   werden.  Vorhandene   Funktionalitäten   der  Virenschutzlösung,  wie  z.B.   der  Leerlauf-Scan   zur  Ausnutzung   inaktiver   Computerlaufzeiten   oder  zur   Begrenzung   der  CPU-Last,  bieten   hier  zudem   eine   ressourcenschonende   Lösung.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

siehe Kommentar zu b)

 

d)    Proaktive   Administration  sicherstellen  

 

Die  IT-Verantwortlichen   sollten   sich  vom  externen   IT-Dienstleister   noch  einen  Zugriff  

auf  die   zentrale   Managementkonsole   der  Virenschutzlösung   einrichten   lassen,  damit  

sie  regelmäßig   die   hinterlegten   Einstellungen   und  die  Aktualität   des  Virenschutzes   so­   wie  die  in  der  Konsole   aufgelaufenen   Fehlermeldungen   proaktiv   kontrollieren   können.   Über  die  zentrale   Managementkonsole   kann   insbesondere   der  Status   aller  vorhandenen  IT-Systeme   schnell   ermittelt,   defekte   Installationen,  veraltete   Programmstände   oder  Signaturen   sowie  von  Schadprogrammen   befallene   IT-Systeme   zentral   erkannt   und  diese   bei  Bedarf   aktualisiert   werden.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

siehe Kommentar zu b

 

TZ  10     Die  zum   Prüfungszeitpunkt  nicht  funktionierende  Datensicherung   gefährdete   die   Verfügbarkeit  der  eingesetzten   Systeme,   Anwendungen   und  deren   Daten.  

 

Die  Datensicherung   der  virtuellen   Serversysteme   erfolgte   mit  der  Sicherungssoftware  

,,Veeam   Backup   &   Replication   9.5"   zunächst   auf  den  physikalischen   Sicherungsserver   und  von  hier  über  einen  zweiten   Sictìerungsjob   auf  die  Festplattensysteme   eines   sog.   Autoloaders.   Zum   Prüfungszeitpunkt   stellten   wir  mehrere   Defizite  fest,  die  gegen   eine   ordnungsgemäße   Datensicherung   sprechen: 

 

-    Zum   Prüfungszeitpunkt   konnte   nicht  auf  die  Datensicherung   zugegriffen   werden.  

Es  stellte   sich   heraus,  dass  ein  Fehler   bei  der  Datensicherung   dazu  führte,  dass  

seit  ca.  drei  Wochen   keine  Datensicherung   mehr  durchgeführt   wurde.  Dieser   Man­  

gel  fiel   bis  zum   Prüfungszeitpunkt   nicht  auf. 

-     Der  Rücksicherungs-   und  Abdeckzeitraum   betrug  lediglich   einen   Monat. 

-     Ein   dokumentiertes   Datensicherungskonzept   war   nicht  vorhanden. 

-     Beim  Start  der  Sicherungssoftware   wurde   der  Hinweis   eingeblendet   ,,Support  

Contract   expired".  

-     Die  Sicherungsjobs   liefen  zudem   unter  dem   Kontext   des  Benutzerkontos   ,,Administrator",  obwohl   ein  Dienstekonto   ,,admbackup"  mit  domänenweiten   administrativen   Rechten   eigens   dafür  angelegt   worden   war.  

-     Die  über  das  Datenbankmanagementsystem    ,,Microsoft   SQL  Server"   für  die  Anwendungsdatenbanken   erstellten   Transaktionsprotokolle   wurden   auf  dem   Datenbankserver   selbst   abgelegt.  

-     Die  letzte  durchgeführte   Datensicherung   der  Büchereisoftware   ,,BIBLIOTHEKAplus"  

wurde   2015   und  damit  vor  über  drei  Jahren   durchgeführt. 

 

Zur  Behebung   dieser   Schwachstellen   und  Mängel   empfehlen   wir  folgende   Maßnah­  

men:  

 

-    Auf  eine  proaktive   Administration   und  Überwachung   der  Datensicherung   wäre  

zwingend   hinzuwirken,   so  dass  zeitnah   auf  Fehler   reagiert  werden   kann. 

-    Aufgrund   gesetzlicher   und  haushaltsrechtlicher   Aufbewahrungsbestimmungen  

wäre   die  Vollständigkeit   der  Datensicherung   sicherzustellen.  

-     Der  Abdeckzeitraum   der  Datensicherung   sollte   angemessen   verlängert   werden.

-     Die  Transaktionsprotokolle   der  Anwendungsdatenbanken    sollten   nicht  auf  dem  

Produktivsystem   abgelegt   werden.  

 

lm  Übrigen   verweisen   wir  in   diesem   Zusammenhang   auf  das   BKPV-Merkblatt   ,,Anforderungen   an  die  Datensicherung"   (Anlage   1  O). 

 

Stellungnahme Verwaltung:

Die Datensicherung wurde neu aufgesetzt und läuft seitdem ohne größere Probleme. Bei Störungen werden sofort automatische Meldungen generiert, die eine Überwachung erleichtern.

 

TZ  11     Auf  die  Erbringung  der zugesicherten   Leistungen   im  Systembetreuungsvertrag  

sollte  stärker  geachtet werden.  

 

Die  Stadt   hat  mit  dem  externen   IT-Dienstleister   S.  einen  ,,Outsourcingvertrag   für  Hardware   und  Erstinstallation"   seit  dem  01.11.2009   abgeschlossen.   Zum  Prüfungszeitpunkt   lag  der  Stadt  das  Original   des  Vertrags   nicht  mehr  vor,  so  dass  ein  nicht  unterschriebenes  Exemplar   vom   Dienstleister   angefordert   wurde.  Gegenstand   des  Vertrags   waren   danach   verschiedene   Leistungen   zur  System-   und  Netzwerkadministration.   Monatlich   fielen   hierfür   510  €  an  Kosten   an.  

 

Der  externe   IT-Dienstleister   hatte  dauerhaft   administrativen   Zugriff   auf  das  lokale   Netzwerk   und  die  eingesetzten   IT-Systeme.   Ihm  wurde   hierzu  ein  dauerhafter   Remotezugang   eingerichtet.   Der  uns  vorgelegte   Vertrag   enthielt   keinerlei   Regelungen   zur  Auftragsverarbeitung.  Die  sicherheitstechnischen   Anforderungen   für  eine  sichere   und   nachvollziehbare   Fernwartung   hat  die  Stadt   bislang   nicht  näher  festgelegt. 

 

Zur  angetroffenen   Systembetreuung   und  Fernwartung   durch  den  externen   IT-Dienst­  

leister  stellen  wir  Felgendes   fest: 

 

a)    Kontrolle  der  Leistungserbringung  

 

ln  der  Anlage   1  ,,Leistungsbeschreibung    Serverwartung"   des  Vertrags   werden   u.a.   folgende   Leistungen   zugesichert,  bei  denen   künftig   stärker   auf  die   Erbringung   der  Leistung  geachtet   bzw.  diese   eingefordert   werden   sollte: 

 

Leistungsbeschreibung                                               angetroffener  Sachverhalt  

Hardwaredokumentation – Erstellung einer             Nicht vorhanden (vlg. TZ 15 Buchst. c)

Hardwareaufnahme der Server/PC,

mittels Inventarisierungsoftware

 

Betriebssystemaktualisierung – Installa-                   Die Clients waren im WSUS nicht zuge-

tion und Aktualisierung von Microsoft Ser-                ordnet (vgl. TZ 8 Buchst. f). Einzelne Sys-

Vicepacks, Hotfixes und Security-Patches,                  teme waren nicht aktuell. Auf den Server-

Automatisiert mittels Microsoft SUS/WUS                  systemen wurden die Updates manuell

(Windows Update Service) Software                           eingespielt.

 

Security/Virenscanner – Überprüfung/                      Mehrere Server hatten keinen vollständi-

Aktualisierung des Virenscanner auf aktu-                  gen Virenschutz oder die Virendefinition

elle Virensignaturen und Softwarestand.                    Waren nicht aktuell (vgl TZ 9).

 

Datensicherung – Überprüfung der Da-                     Zum Prüfungszeitpunkt funktionierte die

tensicherungsprotokolle auf Fehler, War-                  Datensicherung seit ca. drei Wochen

nungen und vollständiger Datensicherung                 nicht mehr. Erst aufgrund unserer Prüfung

auf Grundlage des eingerichteten Siche-                    wurde der externe IT-Dienstleister gebe-

rungsjobs. Prüfung, ob die Datensiche-                      ten, hier nachzuprüfen (vgl. TZ 10).

rung täglich startet. Tägliche Kontrolle

 

 

Insgesamt   wäre   eine  dauerhafte   proaktive   Serveradministration   sicherzustellen.   Unse­  

res  Erachtens   sollte   diese   in  erster   Linie  durch   den  IT-Verantwortlichen   vor  Ort  vorgenommen   werden.  Eine  Möglichkeit   zur  Vereinfachung   einer   proaktiven   Administration   wäre   der  Aufbau   bedarfsgerechter   Checklisten.   Hier  könnten   z.B.   tägliche   Überprüfungen  (Festplattenauslastung,   Virenschutz,  Firewallprotokolle,  Ereignisprotokolle   der  Server,  Statusanzeigen   der  virtualisierten   Server,  Datensicherungsprotokolle,  Austausch   Sicherungsmedien,  Virenschutz   usw.)   oder   periodische   Tätigkeiten   (Überprüfung   USV,  Rücksicherungstests   etc.)   definiert   und  abgearbeitet   werden.   Diese  könnten   dann  auch   als  Nachweis   über  den  aktuellen  Wartungsstand   der  IT-Systeme   und  zur  Ergänzung   der  Betriebsdokumentation   verwendet   werden.  

 

Sofern   der  externe   IT-Dienstleister   hierfür   auch  weiterhin   in  Anspruch   genommen   wird,  empfehlen   wir,  durch  folgende   Maßnahmen   eine  sachgerechte   Erfüllung   der   IT-Aufgaben  sicherzustellen:  

 

-     Die  von   externen   IT-Dienstleistern   einmalig   und  regelmäßig   wahrzunehmenden  

Aufgaben   (sog.  Service-Level   und  -zyklen   und  eine  proaktive   Serverwartung)   soll­  

ten   klar  bestimmt   und  möglichst   genau   beschrieben   werden.  

-     Die  Ausführung   der  vergebenen   Aufträge   empfehlen   wir  stärker   zu  begleiten  

(Know-how-Transfer),   soweit   notwendig   zu  überwachen   und  hierbei  sicherzustel­  

len,  dass  die  vertraglich   vereinbarten   Leistungen   auch  tatsächlich   erbracht   werden  

(Auftragskontrolle). 

-    Art  und  Umfang  der  notwendigen   Betriebsdokumentation   (bei  finanzwirksamen  

Verfahren   vgl.   hierzu   §  37  Abs.   1  Nr.  7  und  Nr.  8  KommHV-Kameralistik)   wären  

festzulegen,   damit  keine  zu  große  Abhängigkeit   von  den  externen   IT-Dienstleistern  

entsteht.  

 

b)   Sicherer  Umgang   mit  (Fernwartungs-)Zugriffen  externer  IT-Dienstleister  ins  

lokale   Netzwerk  

 

Da  bei  (Fern-)Wartung   der  Firma  S.  ein  Zugriff   auf  personenbezogene   Daten  nicht  aus­  

geschlossen   werden   kann,  gelten   hierfür   die  Regeln   der  Auftragsverarbeitung   ent­  

sprechend   (vgl.  Art.  5  Abs. 3  Satz   1  BayDSG   i.V.  mit  Art.  28  Abs.   1  bis  4,  9  und   1  O 

DSGVO).   Beim  Zugriff   auf  finanzwirksame   Verfahren   wären   insbesondere   die  in  den  

§§  37  und  61   KommHV-Kameralistik   festgelegten   Sicherheitsanforderungen   zu  beach­  

ten. 

 

Die  Notwendigkeit   des  dauerhaften   administrativen   externen   Zugangs   wäre  zu  prüfen, 

zumal   der  externe   IT-Dienstleister   sich   nach  Auskunft   der  Stadt   nur  einmal   im  Monat   zu  Wartungs-   und  Monitoringaufgaben   aufschaltet.  

 

Zum  sicheren   Umgang   mit  den  (Fern-)Wartungsleistungen    externer   IT-Dienstleister   

verweisen   wir   im   Übrigen   auf  die  Basisanforderungen   OPS.1.1.2   ,,Ordnungsgemäße  

IT-Administration"   und  OPS.2.4   ,,Fernwartung"   des  BSl-Kompendiums   sowie   auf  die 

Maßnahmenempfehlung    5.33  ,,Absicherung   von   Fernwartung"   der  BSl-Kataloge.  

 

 

 

c)    Haushaltsrechtliche  Anforderungen  an  die  Vergabe   von   Dienstleistungen  

 

Wir  weisen   darauf   hin,  dass  auch  Systembetreuungsverträge    regelmäßig   dem  Wettbe­  

werb  zu  unterziehen   wären.  Spätestens   sollte   dies  nach  fünf  bis  acht  Jahren   erfolgen. 

lm  Übrigen   verweisen   wir  auf  die  vom   Bayerischen   Staatsministerium   des  Innern,  für  

Sport   und  Integration   veröffentlichten   rechtlichen   Hinweise   und  Arbeitshilfen   unter  

http://www.stmi.bayern.de/kub/kommunale_vergaben/index.php.  

 

Stellungnahme der Verwaltung zu a, b und c:

Die Verträge mit dem Dienstleister sind vorhanden. Die ausstehende Hardware- und Softwaredokumentation war wegen der Umstellung nicht vollständig. Sobald die Serverumstellung und die weiteren Rechner eingebunden sind, wird die Dokumentation aktualisiert. (August/September)

 

TZ   12    Zugangs-   und  Zugriffsschutz  auf finanzwirksame  Verfahren  unzureichend  

 

lm  Rahmen   der  überörtlichen   Rechnungsprüfung   haben  wir  die  eingesetzte   IT  auch   unter  dem  Aspekt   der  Kassensicherheit   geprüft   und  dabei   insbesondere   untersucht,  ob   beim  Einsatz   der  automatisierten   Verfahren   i.S.   des  §  37   KommHV-Kameralistik   oder   in   der  Kasse  eingesetzten   Systeme,  Automaten   und  technischen   Hilfsmittel   i.S.  des   §43  Abs.   1  Nr.  3  KommHV-Kameralistik   die   haushaltsrechtlichen   Sicherheitsanforderungen   beachtet   werden.   Die  Prüfung   ergab   folgende   Hinweise   und  Empfehlungen: 

 

a)    Unzureichender   Zugangsschutz  zu  mehreren   Datenbanken  

 

Über  die  Office-Produkte   ,,Microsoft   Excel"   und  ,,Microsoft   Access"   bzw.  über  frei  ver­  

fügbare   Datenbankzugriffsprogramme    war  für  alle  Domänen-Benutzer   der  direkte   Zu­  

gang  zu  den   SQL-Server-Datenbanken   der  Verfahren   ,,komXwork"  (Dokumentenma­  

nagementsystem), 

,,OK.EWO"   (Einwohnerwesen),

,,OK.PWS"   (Personalwirtschaft), 

,,OK.CASH"  (Gebührenkassensystem)   und  ,,Session"  (Ratsinformationssystem)   mög­  

lich.  Ursächlich   hierfür  war   das  Standardpasswort   zur  privilegierten   (Standard-)Benut­  

zerkennung   "sa",   das  unter  AKDB-Anwendern   überörtlich   bekannt   ist.  Dieser  Zugang  

würde   dem  jeweiligen   Benutzer   einen   umfassenden,   direkten   Zugriff   (Lesen,  Schrei­  

ben,  Löschen)   auf  die  gespeicherten   Daten  auch  außerhalb   einer  Anmeldung   am  je­  

weiligen   Verfahren   und  deren   Protokollierung   sowie  den  dort  hinterlegten   Integritäts­  

und  Plausibilitätskontrollen   ermöglichen.   Über  die  Windows-Authentifizierung   bestand  

auch  der  direkte   Zugriff   auf  die  Datenbank   des  Wahl-   und  Abstimmprogramms  

,,OK.WAHL". 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Passwörter waren zum Zeitpunkt der Prüfung die sog. „AKDB-Standards“. Nach dem Umzug auf die neuen Datenbanken wurden diese Passwörter von der AKDB umgestellt. Eine Umstellung aller Standardpasswörter zieht einen nicht unerheblichen Aufwand nach sich, so dass solche Passwörter nicht laufend erneuert werden. Auf die entsprechenden Server hat der „normale“ User keinen Zugriff. Der Prüfer hatte Admin-Rechte.

 

b)    Unzureichender   Zugangs-   und  Zugriffschutz  auf  die  Datenbank   von   elFRIED  

 

Zur  Friedhofsverwaltung   kam  das  Verfahren   ,,elFRIED"   zum  Einsatz.   Wir  weisen   darauf  

hin,  dass  die  Datenhaltung   dieses  Verfahrens   über  eine  dateibasierte   Datenbank  

(dBASE)   realisiert   ist.  Bei  diesem   dateibasierten   Datenbanksystem   konnte   über  den  

Windows   Datei-Explorer   auch  direkt  auf  die  Programm-   und  Datenbankdateien   von  

elFRIED   zugegriffen   werden   (kompatibel  zum   installierten   Microsoft   Visual   FoxPro-Da­  

tenbanktreiber),  so  dass  ein  geeigneter   (gekapselter)   Zugriffschutz   wie  z.B.   bei  einem  

relationalen   Datenbanksystem   (Oracle   Database,  Microsoft   SQL-Server   etc.)   nicht  be­  

stand.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Das Programm elFried wird in Kürze auf einen anderen Server umgezogen und erhält ein entsprechendes Update. Nachdem das Programm nur bei den Nutzern installiert ist, die damit auch arbeiten, ist der Zugriff auf das Programm ohnehin nur diesen Nutzern möglich. Der Softwarehersteller konnte bisher keine andere Lösung anbieten. (voraussichtlich September, abhängig vom Softwarehersteller)

 

c)    Schlecht  abgesicherte   Verfahrenszugänge    gefährden   die   Kassensicherheit  

 

Die  Anmeldung   am  HKR-Verfahren   ,,OK.FIS"   war  unter  administrativen   Rechten   mit  

den  administrativen   Benutzerkonten   ,,okfadmin",   ,,ADMINISTRATOR"  und  ,,zssadmin"  

und  überörtlich   bekannten   bzw.  sehr   leicht  zu  erratenden   Standardpasswörtern   mög­  

lich,  da  die  üblichen   lnitialpasswörter   nach  der   Erstinstallation   von  der  Stadt   nicht  ge­  

ändert  wurden.   Gleiches   gilt  auch  für  den  Zugang   zum  Verfahren   für  das  Einwohner­  

meldewesen   ,,OK.EWO",    den  Anwendungsrahmen   ,,OK.SYNERGO"  und  das  Gebüh­  

renkassensystem   ,,OK.CASH"   mit  dem   Benutzerkonto   ,,e01  admin" . 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Verfahren liegen nicht auf unseren Servern sondern sind im Outsourcing-Verfahren im Rechenzentrum der AKDB (OK.FIS). Bei den anderen Verfahren trifft das nicht zu.

 

d)    Zugriff  auf  Schnittstellendateien  

 

Zum  Zeitpunkt   der  Prüfung   konnten   auf  die  Dateiverzeichnisse,  die  Zahlungsverkehrs­  

dateien   für  das  Online-Banking   (sog.  SEPA-XML-Dateien)  und  Integrationsdateien   der  

Lohn-  und  Gehaltsabrechnung   sowie  der  Friedhofsverwaltung   enthielten,  alle  im  loka­  

len  Rathausnetzwerk   angemeldeten   Mitarbeiter   mit  Schreib-   u.  Leserechten   zugreifen. 

 

Zu  Buchstaben   a)  bis  d):  

 

Die  dauerhafte   Verwendung   von  unzureichend   abgesicherten   Verfahrenszugängen  

und  Datenbanken   oder  gänzlich   ungeeigneter   Datenbanksysteme   bei  finanzwirksamen  

Verfahren   sowie   der  nicht  weiter   eingeschränkte   Zugriff   auf  Schnittstellendateien   stellt   allgemein   ein  erhöhtes   Risiko  für  die  Vertraulichkeit,  Verfügbarkeit   und  Integrität   der  einem  Verfahren   zugrundeliegenden   Daten  dar.  Der  Zugang   zu  den  Fachanwendungen  

und  zu  den   Datenbanken   wäre   insgesamt   für  alle  Fachverfahren   zu  überprüfen   und  -  

soweit   notwendig   -  mit  einer  ausreichend   sicheren   Authentifizierung   oder  sicheren   und   geheimen   Passworten   abzusichern,   um  die   allgemeinen   und  haushaltsrechtlichen   Sicherheitsanforderungen   zu  gewährleisten   (§  37  Abs.  1  und  §  61   Abs. 2  KommHV-Ka­  

meralistik,   Art.  32  BayDSG   und  Art.  32  DSGVO,  §30  AO).   Regelmäßige   Sicherheits­  

überprüfungen   der  Fachanwendungen   und  des  jeweils   zugrundeliegenden   Datenbank­  

systems   sollten   zusätzlich   als  proaktive   administrative   Aufgabe   wahrgenommen   wer­  

den  (vgl.  auch  die  Basisanforderung   APP.4.3.A20   ,,Regelmäßige   Audits"   des   BSl-Kom­  

pendiums).  

 

Wir  empfehlen,  auch  beim  Anbieter   von  elFRIED   nachzufragen,   ob  das  Verfahren   mit  

einer  sicheren   Datenbank   (z.B.   Microsoft   SQL  Server)   angeboten   wird.  Eine  Umstiegs­  

möglichkeit   sollte  dann  wahrgenommen   werden.   Auf  jeden   Fall  sollte   der  Verzeichnis­  

zugriff   eingeschränkt   werden. 

 

Die  Zugriffsrechte   auf  die  Dateiverzeichnisse   mit  den  Schnittstellendateien   sollten   der­  

gestalt   eingeschränkt   werden,  dass  darauf   nur  Beschäftigte   Zugriff   haben,  die  mit  der  

Erstellung   und  dem   Einlesen   der  o.a.  Zahlungsverkehrs-   und  Integrationsdateien   be­  

traut   sind  (vgl.  auch  die  Basisanforderungen   ORP.1.A5   .Verqabe  von   Berechtigungen"  

und  ORP.4.A7   ,,Vergabe   von  Zugriffsrechten"  des  BSl-Kompendiums). 

 

Die  Absicherung   finanzwirksamer   Verfahren   sollten   zudem   zum  Gegenstand   der  noch  

notwendigen   haushaltsrechtlichen   Freigabe   gemacht   werden   (vgl.  TZ   15  Buchst.   d).  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wie bereits ausgeführt, wurden die Programme erst auf neue Serverbetriebssysteme migriert. Da die Umstellung erst nach dem Zeitpunkt der Prüfung durchgeführt wurden, konnten die entsprechenden Sicherheitseinschränkungen noch nicht eingeführt werden. Aktuell sind die Sicherheitseinstellungen auf dem neuesten Stand.

 

 

TZ  13     Die  Berechtigungen  in  den  finanzwirksamen  Verfahren   waren   teils  viel  zu  weitgefasst.   Die  Aufgaben-  und   Rechtezuordnung   widerspricht   in  Teilen   den  haus­  

haltsrechtlichen  Sicherheitsanforderungen.  

 

Bei  der  stichprobenweisen   Prüfung   der  in  den  automatisierten   Verfahren   vergebenen  

Zugriffsrechte   stellten   wir  Folgendes   fest:  

 

-     Drei  Mitarbeiterinnen   der  Kämmerei   hatten  Systemverwalterrechte    im  Zugriffverwal­  

tungsprogramm   (ZVW)  von  OK. FIS.  

-     Die  Mitarbeiter   unterlagen   im  ZVW   keiner  Gruppenzuordnung,  über  die  der  Zugriff  

auf  die  Masken   und  Funktionalitäten   von  OK.FIS   eingeschränkt   werden   könnte.  

Damit  verfügten   zum  Zeitpunkt   unserer   Prüfung   alle  in   OK.FIS  eingerichteten   Be­  

nutzerkonten   über  umfassende   Zugriffsrechte.  

-     Die  in  OK.FIS  hinterlegten   Berechtigungen   und  Befugnisse   ermöglichten   zudem  

Soll-Ist-Buchungen   für  eine  Vielzahl   von   Mitarbeitern,  die  nicht  mit  Kassenaufga­  

ben  betraut   waren.  

-    Alle   Benutzerkonten   hatten  Zugriff   auf  die  Organisationsdaten   von  OK.FIS   (Berech­  

tigungen/Befugnisse   etc.)   und  damit   auch  die  Möglichkeit,  Berechtigungen   zu  ver­  

ändern. 

-     Eine  Kämmereimitarbeiterin   war zeichnungsberechtigt   und  administrierte   OK.FIS. 

Alle  zeichnungsberechtigten    Mitarbeiterinnen   besaßen   zudem   administrative  

Rechte   im  Online-Banking-Verfahren   ,,SFirm". 

-     Die  Mitarbeiterinnen   im  Passamt   verfügten   über  administrative   Rechte   im  Gebüh­  

renkassensystem  

,,OK.  CASH".

-     Mit  drei  Ausnahmen   waren   alle  in  OK.FIS  eingerichteten   Benutzerkonten   berech­  

tigt, Finanzadressen   (FAD)   anzulegen   und  diese   zu  editieren. 

-     Die  Benutzerkonten   in  OK.FIS   waren   als  Funktionskonten   angelegt. 

 

Zum  vorstehend   dargestellten·Sachverhalt   stellen   wir  Folgendes   fest:

 

 

 

a)    Grundsatz  der  Funktionstrennung  

 

Nach  §37  Abs.   1  Nr.  1  O  KommHV-Kameralistik   sind  die  Aufgabenbereiche   ,,Administ­  

ration   von   Informationssystemen   und  automatisierten   Verfahren"   und  die  Fach-  und  

Kassenaufgaben   gegeneinander   abzugrenzen   und  dafür  Verantwortliche   zu  bestim­  

men;  die  Aufgaben   sollen   nicht  von  demselben   Beschäftigten   wahrgenommen   werden  

(zur  Funktionstrennung   s.a.  Schreml/Bauer/Westner, Kommunales   Haushalts-   und  

Wirtschaftsrecht, Erl.  14  zu  §  37  KommHV-Kameralistik).  Gegen   eine   unzureichende  

Funktionstrennung   bestehen   aus  Gründen   der  Kassensicherheit   erhebliche   Bedenken.

 

Wir  empfehlen,  geeignete   personelle   und  organisatorische   Maßnahmen   zu  treffen   (vgl.  

BKPV-Mitteilungen   4/1998,  S.  9).

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Eine Funktionstrennung wie vom Prüfungsverband empfohlen, kann die Finanzverwaltung der Stadt Bogen aufgrund der geringen Besetzung nicht gewährleisten.

 

b)    Der  Grundsatz  der  Trennung   von  Anordnung  und  Vollzug  sollte  auch   durch  

die  Rechtevergabe   unterstützt  werden.

 

Der  in  Art.  100  Abs.  2  Satz  3  GO  i.V. mit   §  38  Abs.   3  KommHV-Kameralistik   normierte   Grundsatz   der  Trennung   von  Anordnung   und  Vollzug   wurde  zwar  formell   eingehalten  

(mit  Ausnahme   der  Zeichnungsberechtigung    des  Bürgermeisters   für  einzelne   Konten). 

Dieser   Grundsatz   wurde  jedoch   nicht  ausreichend   durch  die  in  den  finanzwirksamen  

Verfahren,  insbesondere   in   OK.FIS,  hinterlegten   Benutzer-   und  Berechtigungskonzept  

technisch   unterstützt   (vgl.  Schreml/Bauer/Westner,  a.a.O.,    Erl.  6  und  7  zu  Art.  1  OO  GO   und  Erl.  6  zu§   38  KommHV-Kameralistik  i.V.  mit  Erl.  7  zu§   38  KommHV-Kameralistik).

So  sollten   Mitarbeiter   der  Fachbereiche   keine   Sollbuchungen   (vgl.  TZ  14  Buchst.   a)  

vornehmen   und  Kassenmitarbeiter   möglichst   keine  anordnungsvorbereitenden    Tätig­  

keiten  (Erfassung   und  Ausdruck  der  Anordnung)   erledigen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Aufgrund der geringen Besetzung der Finanzverwaltung ist es personell nicht möglich, dass bei Bedarf auch Mitarbeiter der Buchhaltung bei der Erfassung der Anordnungen mitwirken.

Der erhöhte Aufwand der Sollstellung in der Kasse und nicht mehr bei der erfassenden Stelle stellt unserer Meinung keine erhöhte Sicherheit dar.

 

 

 

 

 

c)    Restriktive   Rechtevergabe  

 

Wir  weisen   zudem   darauf   hin,  dass  die  Zugriffsrechte   (z.B.   Buchungen,   Freigabe   von  

Anordnungen,  Eröffnung   oder  Ansatzänderung   bei  Haushaltsstellen,   Anlegen   und  Ver­  

walten   von   Benutzern)   grundsätzlich   von  den  Aufgaben   abhängig   sind,  die  dem  Mitarbeiter  zugewiesen   wurden.   Dabei  sollten   immer   nur  so  viele  Zugriffsrechte   vergeben   werden,  wie  sie  für  die  Wahrnehmung   der  Aufgaben   und  die  Abwicklung   der  Geschäftsvorfälle   notwendig   sind  (restriktive   Rechtevergabe   nach  dem   Minimalprinzip;   vgl.  auch  BKPV-Mitteilung   4/1998,  RdNr.  30,  S.  17  f.,   und  BKPV-Mitteilung   2/2002,  RdNr.  15,  S.  29,  www.bkpv.de).  

 

Die  tägliche   Sachbearbeitung   in  OK.FIS,  im  Gebührenkassensystem    und  im  Online­  

Banking-Verfahren   sollte  zudem   nicht   unter  administrativen   Rechten   erfolgen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wird beachtet.

 

d)    Berechtigungen   zur  Finanzadressenpflege  

 

Die  Durchsicht   der  Berechtigungen   im  HKR-Verfahren   OK.FIS   ergab   darüber   hinaus, 

dass  mit  drei  Ausnahmen   alle  Benutzerkonten   die  Berechtigungen   zum  Anlegen   von  

Finanzadressen   hatten.   Die   angetroffene   teilweise   dezentrale   Pflege  der  Finanzadres­  

sen  (FAD)   durch  jeden   einzelnen   Mitarbeiter   mit  der  Möglichkeit,  auch   Bankverbindungen  anzulegen   oder  zu  ändern,  birgt  u.E.  auch  ein   Risiko  für  die  innere   Kassensicherheit  und  erzeugt   bei  nicht   ausreichend   qualitätsgesicherter   Erfassung   mehrfach   angelegte   Finanzadressen.  Die  Notwendigkeit   zur   FAD-Pflege   in   den   Fachbereichen   sollte   überprüft   bzw.  diese  Aufgabe   grundsätzlich   zentralisiert   werden.   Wir  sehen   hier  insbesondere   folgende   Vorteile: 

 

-     Die  mehrfache   Anlage   von  Finanzadressen   und  damit   auch   die  Gefahr   der  irrtümlichen  Auszahlungen   an  eine  falsche   Finanzadresse   könnte   reduziert   bzw.  vermieden  werden,  wenn   die  Pflege  der  Finanzadressen   unter  einheitlichen,  qualitätsgesicherten   Vorgaben   zentral   vorgenommen   wird   und  nicht  der  Arbeitsweise   der  einzelnen  Mitarbeiter   überlassen   wird. 

-     Die  zentrale   Pflege   der  Finanzadressen   würde   die  innere   Kassensicherheit   weiter  

erhöhen,  da  organisatorisch   Anforderung   und  Umsetzung   getrennt   wäre   (Vier-Au­  

gen-Prinzip).  

-     Den  Grundsätzen   ordnungsgemäßer   kommunaler   Buchführung   nach  § 61   Abs.   2  

KommHV-Kameralistik   (Sicherheit,   Klarheit,   Übersichtlichkeit   und  Nachvollziehbar­  

keit)   würde   mit  der  Umsetzung   unseres   Vorschlags   verstärkt   Rechnung   getragen. 

Auch   andernorts   hat  sich  diese   Vorgehensweise   bereits   bewährt.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Das Anlegen der FAD´s in nahezu allen Amtsstellen war von den jeweiligen Amtsstellen so gefordert, da so ein schnellerer Arbeitsablauf gesichert ist. So muss in den Abteilungen nicht mehr abgewartet werden, bis ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung die FAD angelegt hat. Leider sind dadurch auch einige „falsche“ FAD´s angelegt worden.

Durch die Mitarbeiter der Kämmerei wurde dann eine kurze Einweisung für alle Berechtigten abgehalten. Seitdem erfolgt das Anlegen in den jeweiligen Amtsstellen zuverlässig.

 

e)    Funktionskonten  

 

Die  Benutzerkonten   in  OK.FIS  waren  mit  Funktionsbezeichnungen   angelegt  (z.B.  ka­  

emm5, kasse2,  steuer1  etc.).  

 

Wir  weisen  darauf  hin, dass  mit  der  praktizierten  Vorgehensweise   über  einen  längeren  

Zeitraum  und  nach  mehreren  Zuständigkeitswechseln   nicht  mehr  nachvollziehbar  ist,

wann  welcher  Mitarbeiter  welches  Benutzerkonto  innehatte  und  wer  wann  welche  Da­  

ten  eingegeben  oder  verändert  hat.  Die  Stadt  sollte  in  finanzwirksamen  Verfahren  aus­  

schließlich  personenbezogene   Benutzerkonten  verwenden  (vgl.  §  37  Abs.  1  Nr.  3

            KommHV-Kameralistik).   Eine  separat  geführte  Dokumentation  der  Verwender  von  

Funktionskonten  erscheint  uns  zu  aufwändig  und  zudem  nicht  ausreichend  revisions­  

sicher.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wird beachtet und umgesetzt.

 

TZ  14    Weitere   Feststellungen  zur  Verbesserung   der  inneren   Kassensicherheit  beim  

Einsatz   finanzwirksamer  Verfahren  

 

a)    Buchführung  ist  originäre  Aufgabe   der  Kasse  

 

OK.  FIS  war  so  eingestellt,  dass  die   erfassten  Anordnungsdaten   bis  zum  Zustand  

,,SOLST"  gespeichert  und  damit  bereits  im  Soll  gebucht  wurden.  Dies  galt  sowohl  für  

die  auf  Rechnungen  basierenden  Erfassungen  als  auch  für  Integrationen  aus  dem  Ver­  

anlagungsbereich   oder  anderen  Vorverfahren.  

 

Wir  weisen  darauf  hin,  dass  nach  §42  Abs.  1  Nr.  4  KommHV-Kameralistik   die  Buch­

führung  originäre  Aufgabe  der  Kasse  ist,  zumal  diese  Aufgabe  auch  nicht  an  eine  an­  

dere  Stelle  innerhalb  der  Verwaltung  übertragen  wurde. Zur  Buchung  im  Sachbuch  vgl.  

auch  die  Ausführungen   in  Schreml/Bauer/Westner, Kommunales  Haushalts-  und  Wirt­  

schaftsrecht   in   Bayern,  Teil  lii,  Erl.  4.2   zu  §68  KommHV-Kameralistik. 

 

Zudem  darf  die  Soll-Buchung  grundsätzlich  erst  nach  der  formalen   Prüfung  der  Kas­

senanordnung  durch  die  Kasse  (vgl.  §49  Abs. 2  KommHV-Kameralistik)   vorgenom­  

men  werden. Wir  weisen  darauf  hin,  dass  zum  Prüfungsumfang  insbesondere  die  kor­  

rekte  Form,  Vollständigkeit   und  Echtheit  der  Kassenanordnung   (z.B.  Gültigkeit  der  

Unterschriften)  sowie  Sachverhalte  gehören,  die  zu  ,,sonstigen   Bedenken"   Anlass  ge­

ben  (fehlende  begründende  Unterlagen, fehlende  Bescheinigung  nach  §  41  Abs.  1 

KommHV-Kameralistik).

 

Die  Soll-Buchung  der  angeordneten  Beträge  wäre  künftig  wieder  konsequent  in   der

Kasse  nach  Wahrnehmung   der  in  §49  Abs.  2  KommHV-Kameralistik   festgelegten  

Prüfpflichten  vorzunehmen.  OK.FIS  wäre  sowohl  für  die  manuellen  Erfassungen  der  

Sachbearbeiter   als  auch  bei  Integrationen  so  einzustellen,  dass  die  erfassten  Anord­  

nungsdaten  oder  Integrationen  nicht  automatisiert   im  Soll  gebucht  werden

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Der erhöhte Aufwand der Sollstellung in der Kasse und nicht mehr bei der erfassenden Stelle stellt unserer Meinung keine erhöhte Sicherheit dar.

 

b)    Sichere   Authentifizierung  am  Arbeitsplatzrechner  für  das  Online-Banking  

 

Das  Online-Banking-Verfahren    ,,Sfirm"  war  nur  auf  dem   PC  der  stellvertretenden   Kas­  

senverwalterin   installiert.  Bei  deren  Abwesenheit   melden   sich  die  weiteren   zeichnungs­  

berechtigten   Mitarbeiterinnen   mit  der  Benutzerkennung   der  stellvertretenden   Kassen­  

verwalterin   und  deren   Passwort   an  diesem   PC  an.  

 

Aus  Gründen   der  IT-Sicherheit   und  um  die  haushaltrechtlichen   Anforderungen   an  die  

Kassensicherheit   zu  gewährleisten,  wäre   künftig   darauf  zu  achten,  dass  die  Passwörter  

zu  den   personenbezogenen   Benutzerkonten   geheim   bleiben   und  nur  dem  jeweiligen  

Inhaber   bekannt   sind.  Die  Kombination   Benutzername   und  zugehöriges   Passwort   hat  

die  Aufgabe,  Mitarbeiter   zuverlässig   am  System   und  den  eingesetzten   Verfahren   zu  

authentifizieren   (vgl.  §  37  Abs.   1  Nr.  3  KommHV-Kameralistik   Art.  32  BayDSG   und  

Art.  32  DSGVO),   um  u.a.  Vorgänge   konkret   einem   Mitarbeiter   zuordnen   zu  können.  

 

Wir  empfehlen,  die  Mitarbeiter   für  die  Themen   IT-Sicherheit   und  den  ordnungsgemä­  

ßen  Umgang   mit  Passwörtern   stärker  zu  sensibilisieren.   Es  bietet  sich  an,  das  Online­  

Banking-Verfahren   entweder   auf  allen  PCs  der  zeichnungsberechtigten    Mitarbeiterin­  

nen  oder  zentral   auf  einem   Serversystem   zu  installieren.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wird beachtet.

 

 

 

c)    Empfang   und  Aufbewahrung  elektronischer  eRechnungen  

 

Die  an  ein  zentrales   Postfach   der  Stadt   übersandten   elektronischen   Rechnungen   wur­  

den  nach   Eingang   von  der  Stadt  ausgedruckt   und  papiergebunden   in  den  Bearbei­  

tungsumlauf   gebracht.   Zum   Empfang   und  zur  Aufbewahrung   elektronischer   Rechnun­  

gen  weisen   wir  auf  Folgendes   hin:

 

-     Elektronische   Rechnungen   können   als  qualifizierte   eRechnung   (im  standardisier­  

ten,  maschinell   verarbeitbaren   XRechnung-Format)   oder  als  einfache   eRechnung  

nach  §  .14  UStG  (in  einem   beliebigen,   vom  Rechnungsempfänger   akzeptierten   

elektronischen   Dokumentenformat,  z.B.   PDF,  PDF/A,  E-Mail,  Textformat)   empfan­  

gen  werden.  Dabei  muss  der  Rechnungsempfänger   sowohl   nach  den  steuerrechtli­  

chen  als  auch  haushaltsrechtlichen   Bestimmungen   durch  geeignete   technische   und  

organisatorische   Maßnahmen   die  Authentizität   und  Integrität   der  elektronischen  

Rechnungen   vom  Zeitpunkt   des   Empfangs   für  die  Dauer   der  gesetzlichen   Aufbe­  

wahrungsfristen   sicherstellen.  

-     eRechnungen   sind   in  einem   Dokumentenmanagement-    oder  Archivsystem   so  auf­  

zubewahren,  dass   ihre   maschinelle   Auswertbarkeit   und  schnelle   Auffindbarkeit   si­  

chergestellt   sind.  Aufzubewahren   ist  stets  auch  das  empfangene   elektronische   Do­  

kument   und  nicht   nur  der  vom  elektronischen   Dokument   erstellte   und  bearbeitete  

Papierausdruck.  

-    Zudem  müssen  auch  die  eRechnungen  in  einer  Weise  gespeichert  werden,  die  de­  

ren  Unveränderbarkeit  für  die  Dauer  der  Aufbewahrungsfristen   gewährleistet   (z.B.  

WORM-Medium;  vgl.  §  71   Abs. 2  KommHV-Kameralistik).  

-    Soweit  sich  steuerliche  Buchführungs-  und  Aufbewahrungspflichten   ergeben,  gel­  

ten  für  die  Aufbewahrung   und  Archivierung  von  eRechnungen  zudem  die  Regelun­  

gen  der  GoBD4.   Auch  die  Finanzverwaltung  fordert,  dass  die  Echtheit  der  Herkunft  

(Authentizität)   und  die  Unveränderbarkeit  des  Inhalts  (Integrität)  der  digitalen  Daten  

gewährleistet  sein  müssen.  

 

Die  wesentlichen  Aspekte  zum  Empfang  elektronischer  Rechnungen  nach  §  14  UStG  

(einfache  eRechnung)  enthält  auch  der  Geschäftsberichtsbeitrag   2011,  Abschn.   3, 

S.   66  ff.  Weitere  Hinweise,  insbesondere  wie  die  Integrität  und  Authentizität   elektroni­  

scher  Rechnungen  aus  haushaltsrechtlicher  Sicht  sichergestellt  werden  kann,  enthält  

der  im  BKPV-Geschäftsbericht  2016  veröffentlichte   Beitrag  zum  Empfang  und  zur  Auf­  

bewahrung elektronischer Kontoauszüge (vgl. www.bkpv.de)

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Da noch sehr wenige Rechnungen als eRechnung bei der Stadt Bogen ankommen, wird dies in den nächsten Jahren in die Wege geleitet.

 

 

TZ  15    Organisatorische    und  formelle   Anforderungen    an  den  IT-Betrieb  

 

a)    Fehlende   IT-Dienstanweisung  

 

Eine  Dienstanweisung, die  nähere  Regelungen  über  den  Einsatz  automatisierter  Ver­  

fahren,  deren  Sicherung  und  Kontrolle  i.  S.   von  §  37  Abs.  2   KommHV-Kameralistik   ent­

hält  und  einen  ordnungsgemäßen   und  sicheren  IT-Betrieb  unterstützt,  war  zum  Prü­  

fungszeitpunkt   nicht  vorhanden.  Diese  für  den  sicheren  Betrieb  von  automatisierten  

Verfahren  notwendigen  Dienstanweisungen  sollten  noch  erstellt  und  künftig  regelmäßig  

fortgeschrieben  werden.  Wegen  der  notwendigen  Regelungsinhalte  wird  auf  §  37  

Abs.  1  und  2  KommHV-Kameralistik  verwiesen.   Das  Schriftformerfordernis   für  Dienst­  

anweisungen  ergibt  sich  aus  §  86  KommHV-Kameralistik.

 

Hinsichtlich  der  allgemeinen  Regelungen  zum  sicheren  IT-Betrieb  und  zur  ordnungsge­  

mäßen  Internet/E-Mail-Nutzung   empfehlen  wir,  sich  hierbei  an  den  von  den  Bayeri­  

schen  Kommunalen  Spitzenverbänden   im  August  2017  neu  veröffentlichten   Muster­  

Dienstanweisungen  zu  orientieren  und  diese  an  die  örtlichen   Verhältnisse   anzupassen.  

Die  Bayerischen  Kommunalen  Spitzenverbände   bieten  ihren  Mitgliedern  diese  Muster­  

Dienstanweisungen  auch  zum  Download  an. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die IT-Dienstanweisung wird mit der Implementierung ins Behördennetz neu erstellt bzw. aktualisiert. (September/Oktober)

 

b)    Fehlendes   Informationssicherheitskonzept   inkl.   Detailkonzepte  

 

Bei  der  Stadt  waren  weder  ein  IT-Notfallkonzept  noch  weitere   Sicherheitskonzepte   zum  

sicheren  IT-Betrieb  vorhanden.  

 

Die  Stadt  sollte  noch  ein  aktuelles  Informationssicherheitskonzept  (sowie  davon  abge­  

leitete  Detailkonzepte,  z.B.  zur  Notfallvorsorge  und  Datensicherung,  zum  Betrieb  des  

Sicherheitsgateways,  zum  Virenschutz   und  zu  infrastrukturellen   Sicherungsmaßnah­  

men  etc.)  erstellen.  

 

Die  Verpflichtung,  die   Sicherheit  der  IT-Systeme  im   Rahmen  der  Verhältnismäßigkeit  

sicherzustellen,  angemessene  technische   und  organisatorische  Maßnahmen  i.S.  von  

Art. 32  BayDSG  und  Art.  32  DSGVO  zu  treffen  und  die  hierzu  erforderlichen   Informa­  

tionssicherheitskonzepte   zu  erstellen,   ergibt  sich  aus  Art.  11   Abs.   1  BayEGovG.  

 

Nach  Art.  19  Abs.  2  Satz  2  Nr.  3  BayEGovG  ist  das  Informationssicherheitskonzept  

spätestens  bis  01.01.2020   zu  erstellen.  Die  Verpflichtung  aus  Art.  11   Abs.  1  Satz  1

BayEGovG  gilt  dagegen  bereits  seit  30.12.2015.  

 

lm  Wesentlichen   kommt  es  darauf  an,  dass  die   nach  einer   Schutzbedarfsanalyse   des  

Informationsverbundes   und  einer  örtlichen   Risikobewertung   im  IT-Sicherheitskonzept  

festgelegten  technischen   und  organisatorischen  Maßnahmen  zeitnah  und  vollständig  

umgesetzt  werden  sowie  im  Sinne  einer  permanenten  Qualitätskontrolle   dauerhaft  fort­  

geschrieben  und  überwacht  werden. 

 

Hinsichtlich  der  Anforderungen   an  das  IT-Notfallkonzept  verweisen  wir  auch  auf  unser  

Merkblatt  ,,Anforderungen   an  ein   IT-Notfallkonzept"  (vgl.  Anlage   11  )

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Im Rahmen der Einbindung in das Behördennetz wird das Detailkonzept zum Informationssicherheitskonzept erstellt.

 

c)    Fehlendes   aktuelles   Bestandsverzeichnis    über   die  IT-Ausstattung  

 

Das  vorhandene   Bestandsverzeichnis  zur  Hard-  und  Softwareausstattung   bei  der  Stadt  

war  seit  mehreren  Jahren  nicht  mehr  aktualisiert  worden  und  spiegelte   nicht  mehr  die  

angetroffenen  Verhältnisse  wider.  

 

Die  Gemeinden  haben  nach  Art.  74  Abs.  2  Satz  1  GO  i.V.  mit§  75  Abs.  1  KommHV­  

Kameralistik  über  ihre  beweglichen  Sachen  Bestandsverzeichnisse  zu  führen,  aus  de­  

nen  Art,  Menge  und  Standort  der  Gegenstände  ersichtlich  sein  müssen.  Wir  halten  ein  

aktuelles  Bestandsverzeichnis   über  die   IT-Ausstattung  für  unerlässlich,  um  den  gesam­  

ten  IT-Betrieb  sparsam  und  wirtschaftlich   zu  planen  und  zu  betreiben.  Beispielsweise  

sollten  aus  diesen  Verzeichnissen  Angaben  zum  Beschaffungsverhalten,  zur  Nut­  

zungsdauer  und  zur  V·ielfalt  der  Geräte-  und  Softwareausstattung   gewonnen  werden  

können. Darüber  hinaus  sollte  zu  allen  Abgängen   aus  dem  Verzeichnis  ein  Nachweis  

geführt   werden,  wie  die  Hardware   (auch  Teile),  die  installierte   Software   und  die  dazu  

eingesetzten   Lizenzen   verwendet   wurden.  Wir  empfehlen,   das   Bestandsverzeichnis  

über  die  IT-Ausstattung   auch  für  Gegenstände   und  Lizenzen   zu  führen,   deren   An­  

schaffungswert   unterhalb   der  maßgebenden   Wertgrenze   liegt  (vgl.  hierzu   BKPV-Mittei­  

lungen  2/2002,   RdNr.  13).  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Wegen der Implementierung ins Behördennetz wurde das IT-Sicherheitskonzept bisher nicht erstellt. (Oktober)

 

d)    Fehlende   haushaltsrechtliche  Freigabe  

 

Die  eingesetzten   finanzwirksamen   Verfahren   waren   noch  nicht  förmlich   freigegeben.  

Vergleiche   hierzu   auch  unsere  Ausführungen   im  BKPV-Merkblatt   ,,Anforderungen   an  

die  haushaltsrechtliche   Verfahrensfreigabe"  (vgl.  Anlage   12). 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Momentan in Bearbeitung.

 

4.4        Schülerbeförderung  

 

TZ  16     Die  zuwendungsfähigen    Kosten   der  Schülerbeförderung    wurden   unzutreffend   ermittelt.  

 

Die  Stadt   erhält   staatliche   Zuweisungen   nach  Art.   10a   FAG  zu  den  notwendigen   Kosten  der  Beförderung   ihrer  Grund-   und  Mittelschüler.   Nach  §  3   der  Verordnung   zur  

Durchführung   des  Art.   10a   FAG  und  des  Art.  4  des  Gesetzes   über  die  Kostenfreiheit  

des  Schulweges   (DVFAG/SchKFrG)   wird  der  Berechnung   der  pauschalen   Zuweisun­  

gen  zu  den   Kosten   der  Schülerbeförderung   -   neben  den  in   der  Rechnungsstatistik   im  

Unterabschnitt   290  erfassten   Aufwendungen   für  das  vorvorhergehende   Jahr   -  die  Zahl  

der  Schüler   mit  Beförderungsanspruch   im  vorhergehenden   Jahr  zugrunde   gelegt.   Der  

Beförderungsanspruch   besteht   nach  §2  Abs.  2   Satz   1  Nr.  1  SchBeN,  soweit   der  Weg  

zum   Unterrichtsort   für  Schüler   der  Jahrgangsstufen   1  bis  4  länger  als  zwei   Kilometer, 

für  Schüler   ab  Jahrgangsstufe   5  länger   als  drei  Kilometer   ist.  Bei  kürzeren   Wegstre­  

cken  kann  die   Notwendigkeit   der  Beförderung   anerkannt   werden,  wenn   es  sich   um  

besonders   beschwerliche   oder  gefährliche   Schulwege   handelt   (§  2  Abs.  2  Satz  2  

SchBeN,   vgl.  hierzu   KommP   BY  Nr.  2/2003,   S.   55  ff.  und  Nr.  3/2003,   S.   109  ff.).  Wir  

haben  stichprobenartig   die  gemeldeten   Schülerzahlen   für  das  Schuljahr   2017/2018  ge­  

prüft.  Hierzu   und  zur  Buchung   der  zuwendungsfähigen   Kosten   im  HUA  290  stellen   wir  

fest:  

 

a)    Die  Verwaltung   berücksichtigte   bei  den  Meldungen   nach  §  5  DVFAG/SchKFrG   i.V.  

mit  Art.  4  SchKfrG   auch  Grundschüler,   deren  Wegstrecken   von  der  Wohnung   zum  

Unterrichtsort   jeweils   unter  2  km  betragen.   Dies  betrifft   beispielsweise   Schüler   aus  

den  Straßen   Sudetendeutsche   Straße,  Ostpreußische   Straße   und  Donauschwa­  

benstraße.  Wir  weisen   ausdrücklich   darauf   hin,  dass  die  Aufzählung   nicht  ab­  

schließend   ist;  eigene   Untersuchungen   wären   durchzuführen.   Ermittlungen,   ob  

ggf.  ein  besonders   beschwerlicher   oder  gefährlicher   Schulweg   vorliegt,  stellte  die  

Verwaltung   bisher   nicht  an.  Die  Stadt   hätte  die  Beförderungspflicht   für  die  betref­  

fenden   Schüler   in  Zusammenarbeit   mit  dem  für  Schulwegfragen   zuständigen  

örtlichen   Verkehrssicherheitsbeauftragten     und  der  Polizei  (vgl.  IMBek  vom  

07.08.1989,    AllMBI   S.  711)  abschließend   zu  klären   und  aktenkundig   zu  machen.  

Auf  Ziff.   1.3.    des  FMS  vom  03.04.2007,   Az.  63-FV   6510-008-12998/07   wird  ver-  

wiesen.

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Entfernungen zwischen den jeweiligen Wohnorten der Schüler und der Grundschule Bogen wurden vor einigen Jahren vom damaligen Amtsboten abgefahren und dabei wurde genau ermittelt, bis zu welchem Haus die Entfernung unter 2 km liegt. Diese Ermittlung war leider nicht vollständig, weitere Straßenzüge, sowie die Neubaugebiete werden mittels googleMaps abgefahren und somit die 2-km-Grenze ermittelt. Die 2-km-Grenze wird bei der nächsten Meldung der Fahrschüler nochmals genau überprüft.

Ermittlungen bezüglich eines besonders beschwerlichen Schulweges hat es bisher nicht gegeben, da die Schüler der Mittelschule im Außenbereich grundsätzlich über der 3-km Grenze liegen und somit berechtigt sind.

Und für die Grundschüler, die im Stadtbereich Bogen wohnen gilt grundsätzlich kein gefährlicher Schulweg, da sich der Schulweg immer im Stadtbereich bewegt und hier auf mind. 50 km/h begrenzt ist und nahezu überall Bürgersteige vorhanden sind, sowie Ampeln, Zebrastreifen und Schulweghelfer, die den Schülern den Schulweg erleichtern.

Das Landratsamt Straubing-Bogen hat hierzu eine Anzeige beim Statistischen Landesamt

gestellt, mit der Folge, dass die Behörde die Gegebenheiten von uns über einen längeren

rückwirkenden Zeitraum aufgezeigt haben wollen (unberechtigte Förderung).

 

 

b)    Die  Kosten  für  die  Schulweghelfer   gehören   nicht  zu  den  Kosten   der  notwendigen  

Schülerbeförderung.   Nach  Art.   1  Oa   Abs.  1  Satz  2   FAG  sind  nur  die  Kosten   der  Be­  

aufsichtigung   der  Schüler   im  Schulbus   und  während   der  Wartezeiten   in  der  Schul­  

anlage   außerhalb   des  stundenplanmäßigen   Unterrichts   in  die  Bemessungsgrund­  

lage  der  staatlichen   Kostenerstattung   einzubeziehen   (vgl.  Ziffer  2.5  des   FMS  vom  

03.04.2007,   Az.  63-FV6510-008-12998/07).  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Kosten für die Schulweghelfer werden künftig anderweitig verbucht.

 

TZ  17     Die  Wirtschaftlichkeit   des  Schulbusvertrags  wäre   zu  dokumentieren  und   ggf.  

eine   Neuvergabe   nach   Durchführung  eines   (europaweiten)   Wettbewerbs  vorzu­  

nehmen.  

 

Die  Schülerbeförderung   der  Stadt   Bogen  wurde   bis  31.12.2015   durch  das  Busunter­  

nehmen   B.   aus  Bogen   durchgeführt.   Grundlage   dafür  war  der  Schülerbeförderungsver­  

trag  vom  07.08.1979   bzw.  13.08.1992.   Zum  01.01.2016   trat  das  Busunternehmen   E. 

aus  Straubing   mit  Zustimmung   der  Stadt   Bogen   in  den  bestehenden   Schülerbeförde­  

rungsvertrag   ein.  Seit  der  Vertragsänderung   1992  wurden   die  Preise  auf  Antrag   des  

Busunternehmens   regelmäßig   angepasst.   Zum  Zeitpunkt   unserer   Prüfung   lag  ein  An­  

trag  auf  Preiserhöhung   des  Busunternehmens   E.   ab  dem  Schuljahr   2018/2019   vor.  

Eine  Ausschreibung   bzw.  Neuvergabe   der  Schülerbeförderung   wurde   seit  Vertragsbe­  

ginn   nicht  durchgeführt.   Insgesamt   fielen   im  Berichtszeitraum   für  die  Beförderung   im  

freigestellten   Schülerverkehr   durch  das  Busunternehmen   B.   bzw.  E.  Ausgaben   von   rd. 

442  T€  an. 

 

Das  Bayerische   Finanzministerium   hat  zur  Zuweisungsfähigkeit   von  Ausgaben   der  

Schülerbeförderung   Vollzugshinweise   erlassen.   Danach   können   Ausgaben,   die  im  Wi­  

derspruch   zu  den  Grundsätzen   der  Wirtschaftlichkeit   stehen,   nicht  als  zuweisungsfähig  

anerkannt   werden.   Der  Abschluss   eines   Beförderungsvertrags   im  Rahmen   des  freige­  

stellten   Schülerverkehrs   ohne  Ausschreibung   ist  hierfür   ein  Beispiel   angeführt   worden, 

soweit   der  Aufgabenträger   die  Wirtschaftlichkeit   nicht  nachweisen   kann   (vgl.  Ziff.  2.1  

des   FMS  vom  03.04.2007,   Az.  63-FV6510-008-12998/07). 

Eine  generelle   Beurteilung   für  den  von  der  Stadt  erteilten   Beförderungsauftrag   ver­  

mochten   wir  nicht  zu  treffen,  weil  dessen   Wirtschaftlichkeit   sowohl   von  bekannten   Umständen,  wie  den  seit  2014  gefallenen   Energiepreisen,   als  auch  von  den  örtlichen   Gegebenheiten,  wie  der   Konkurrenzsituation   vor  Ort,  abhängig   ist.  Die  Wirtschaftlichkeit  

des  Vertrages   wäre   daher   von  der  Stadt   noch  im  Einzelnen   zu  untersuchen   und  zu  dokumentieren.  

 

ln  diesem   Zusammenhang   weisen  wir  darauf   hin,  dass  der  Vertrag   nach  Auffassung  

des  damaligen   Bayerischen   Staatsministeriums   für  Wirtschaft,  Verkehr   und  Technolo­  

gie  aufgrund   des   Haushaltsrechts   in  angemessenen   Abständen   dem  Wettbewerb   zu  

unterwerfen   wäre   und  die  Laufzeit   daher   einen  Zeitraum   von  fünf   bis  sieben   Jahren  

nicht  übersteigen   sollte   (vgl.  Schreiben   des   Bayerischen   Staatsministeriums   für Wirt­  

schaft,  Verkehr   und  Technologie   vom   19.11.1998,  Az.  5806-l/4a-22326   in  FSt   144/  

1999).  Sofern   der  geschätzte   (Netto)Auftragswert   den  jeweiligen   EU-Schwellenwert   er­  

reicht,  wäre   auf  eine  Vergabe   nach  einem   europaweiten   Wettbewerb   zu  achten   (vgl.  

§§ 97  ff.  GWB   i.V.  mit  der  Vergabeverordnung   und  im  Einzelnen   dazu   die  Informationen zum Vergabe-Recht auf der Internetseite www.vergabeinfo.bayern.de).

è Die TZ 17 wird separat als TOP 6 der Tagesordnung behandelt.

 

 

4.5        Bestattungswesen  

 

Die  Stadt   betreibt   ihre  Bestattungseinrichtungen   als  Einrichtungseinheit.   Zum   Zeitpunkt  

unserer   Prüfung   waren   für  das  Bestattungswesen   folgende   Satzungen   maßgebend: 

 

-     Satzung   über  die  öffentlichen   Bestattungseinrichtungen   der  Stadt   Bogen   (Fried­  

hofs-   und  Bestattungssatzung,   FBS)  vom  02.03.2012  

-     Satzung   der  Stadt   Bogen   über  die  Erhebung   von  Gebühren,  für  die  Benutzung   ihrer  

Bestattungseinrichtung   sowie  für  damit   in  Zusammenhang   stehende   Amtshandlun­  

gen  (Friedhofsgebührensatzung)    vom  25.07.2016,  zuletzt   geändert   durch   Satzung  

vom  02.12.2016  

 

 

TZ  18    Wir  empfehlen,   bei  der  Ermittlung  der  Grabnutzungsgebühren  die  Vorgaben   des   Kommunalabgabengesetzes     zu  beachten   und  die   Kalkulation  grundlegend  zu  

überarbeiten.  

 

Die  Bestattungseinrichtung   wies  von  2014   bis  2016  durchgehend   einen  Zuschussbe­  

darf  aus  allgemeinen   Haushaltsmitteln   aus  (vgl.  Anlage   6).  Die  Stadt   kalkulierte   daraufhin  die  Grabnutzungsgebühren    im  Jahr  2016   und  erhöhte   sie  zum  01.09.2016,  was  für   das   Haushaltsjahr  2017  einen   kameralen   Überschuss   bewirkte.   Grundlage   der  Kalkulation   bildete   dabei  der  durchschnittliche   Zuschussbedarf   der  vergangenen   Jahre   nach   den  Ergebnissen   der  kameralen   Jahresrechnung.   Eine  grundlegende   und  aussagekräftige  Gebührenkalkulation   konnte   uns  nicht  vorgelegt   werden.

Für  das  Bestattungswesen   als  kostenrechnende   Einrichtung   (§  12  Abs.   1  Satz   1 

KommHV-Kameralistik)   sind   grundsätzlich   kostendeckende   Gebühren   anzustreben  

(vgl.  Art.  8  Abs.  1  Satz  2  KAG  i.V. mit  Art.   8  Abs.  2  Satz   1  KAG).  Grundlage   der  Kalku­  

lation  sind   die  nach  betriebswirtschaftlichen   Grundsätzen   ansetzbaren   Kosten   (Art.  8  

Abs.   3  KAG),  also  insbesondere   kalkulatorische   Kosten,   Personalkosten,   Sachkosten,

Kosten  für  die  Verwaltung   und  für  den  Unterhalt   der  Einrichtungen.  Diese  Kosten   sind  

im  Sinne   einer  Vorauskalkulat¡on   zu  prognostizieren,   dabei  sollten   z.B.  zu  erwartende  

Betriebs-   oder   Personalkostensteigerungen    berücksichtigt   werden. 

 

Wir  empfehlen,   die  Grabnutzungsgebühren    künftig   auf  der  Grundlage   einer  Gebühren­  

kalkulation   mit  Äquivalenzziffernberechnung    nach  Maßgabe   des  Art.  8  KAG  zu  ermit­  

teln.  Dabei  sollten   der  Kostendeckungsgrad   der  Einrichtung   durch  eine  Nachkalkulation  

überprüft   und  -  soweit   erforderlich   -  die  Gebühren   erneut   der  Kostenentwicklung   angepasst  werden.  Auf  die  Ausführungen   in   unseren   Geschäftsberichten   2005,  S.  44  ff.,  und  2014,  S.  28,  zur   Kalkulation   und  Bemessung   von   Leistungsgebühren   im  Bestat­  

tungswesen   wird  ergänzend   verwiesen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Änderung wird mit der Überarbeitung der Friedhofsgebührensatzung in 2020 eingearbeitet.

 

TZ  19    Die  Regelungen   zur  Fälligkeit  der  Friedhofsgebühren  sollten  an  die  Verwaltungspraxis  angepasst werden.  

 

Die  Friedhofsgebühren   sind  nach  §  3  Abs.   2  der  Friedhofsgebührensatzung    mit  Be­  

kanntgabe   des  Gebührenbescheids   fällig.   ln  den  Gebührenbescheiden   wird   abwei­  

chend   von  dieser   Regelung   die  Fälligkeit   i.d.R.   automatisch   auf  einen   Monat   nach   Bescheidversand   (z.B.   Bescheiderstellung   am  26.03.2018,   ,,Bitte   zahlen   Sie  den  Gesamtbetrag   bis  zum  30.04.2018   ...   ")   festgelegt.  

 

Mit  der  Fälligkeit   kann  der  Abgabegläubiger   die  Zahlung   einer  entstandenen   Abgabe  

verlangen   und  der  Abgabeschuldner   hat  die  Abgabe   zu  entrichten,   um  mögliche   Säumnisfolgen   zu  vermeiden.   Die  Formulierung   des  Zahlungsziels   mit  den  bisherigen   Fälligkeitsterminen   einen   Monat   nach  Bescheidversand   widerspricht   der  Regelung   in   der   Friedhofsgebührensatzung. 

 

Um  widersprüchliche   Regelungen   zur  Fälligkeit   der  Friedhofsgebühren   künftig   zu  ver­  

meiden   sowie  auch   aus  Gründen   der  Bürgerfreundlichkeit   empfehlen   wir,  die  Fällig­  

keitsregelung   in   der  Satzung   der  Verwaltungspraxis   anzupassen   und  einen  genauen  

Fälligkeitszeitpunkt   (z.B,   ein  Monat  nach   Bekanntgabe   des  Gebührenbescheids)   zu  be­  

stimmen. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Änderung wird mit der Überarbeitung der Friedhofsgebührensatzung in 2020 eingearbeitet.

 

TZ  20     Die  in  der  Friedhofs-  und   Bestattungssatzung  festgelegte  Ruhefrist  ist  nicht  ausreichend.  

 

Die  Ruhefrist   beträgt   nach  §27  der  Friedhofs-   und  Bestattungssatzung   12  Jahre.   Ent­  

sprechend   sind  auch  die  Ablösefristen   bzw.  Mindestnutzungszeiten   für  Gräber   auf  

12  Jahre  festgelegt   (vgl.   §   11   Abs.   1  der  Friedhofs-   und  Bestattungssatzung).    Nach  

den  Feststellungen   der  Verwaltung   reicht  diese   Frist  allerdings   bei  weitem   nicht  aus, 

um  einen   abgeschlossenen   Verwesungsprozess   sicherzustellen.   Wird   das  Nutzungs­  

recht  nach  Ablauf   der  ersten   12  Jahre  nicht  verlängert,   kann  die  Grabstätte   deshalb  

über  entsprechend   längere   Zeit  dennoch   nicht  belegt  werden.  

 

Bei  der  Festsetzung   der  Ruhezeiten   ist  nach  Art.  1  O  Abs.  1  Satz  2  des  Bestattungsge­  

setzes   die  Verwesungsdauer   zu  berücksichtigen.   Sie  muss  mindestens   so  bemessen  

sein,  dass  der  Verwesungsvorgang   bis  zu  ihrem  Ablauf   abgeschlossen   ist  (Klingshirn/  

Drescher/Thimet,   Bestattungsrecht   in   Bayern,   B  13  RdNr.  47  ff.).   Durch  eine  entspre­ 

chende   Festlegung   des  Mindestgrabnutzungsrechts    kann  zudem   verhindert   werden,

dass  die  Bestattungseinrichtung   (weiter-)genutzt   wird,   ohne  dass   hierfür  Gebühren   entrichtet  werden.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Änderung wird mit der Überarbeitung der Friedhofsgebührensatzung in 2020 eingearbeitet.

 

 

 

 

TZ  21      Die  Bestattungsdienstleistungen      wären   auszuschreiben.  

 

Die  Stadt   beschäftigt   für  ihre  Bestattungseinrichtung   kein  eigenes   Personal,  sondern  

hat  die  Dienstleistungen   entsprechend   den  vorliegenden   Unterlagen   und  Auskünften  

zum.01.01.2013    an  das   Bestattungsinstitut   G.  vergeben.   Der  Vertrag   wurde   mit  einer  

Laufzeit   vom  01.01.2013   bis  31.12.2016   abgeschlossen.   Er  verlängert   sich  jeweils   um  

ein weiteres   Jahr,  wenn   er  nicht  drei  Monate   vor  Ablauf   durch  einen  Vertragspartner  

gekündigt   wird.   Nach  Auskunft   der  Verwaltung   wäre   bereits  für  2017  eine  erneute   Ausschreibung   der  Bestattungsleistungen   geplant   gewesen,  wurde   dann   allerdings   noch mal  verschoben   und  bis  zum   Ende  unserer   Prüfung   noch  nicht  durchgeführt.  

 

In §   25  der  Friedhofs-   und  Benutzungssatzung   werden   das  Öffnen   und  Schließen   der  

Gräber   und  die  unmittelbaren   Wahrnehmungen   der  mit  dem   Friedhofsbetrieb   verbun­  

denen   Aufgaben   etc. von  dem  von  der  Stadt   beauftragten   Beerdigungsinstitut   ausge­  

führt.   Gebührensätze   wurden   auf  Basis  der  Gebührensatzung   festgelegt.  

 

Die  Kommunen   müssen   ihre  mit  dem   Betrieb   von  Bestattungseinrichtungen    zusam­  

menhängenden   hoheitlichen   Aufgaben   nicht  selbst   durch  eigenes   Personal   oder  ei­  

gene   Bestattungseinrichtungen    erfüllen,   sondern   können   sich  -  soweit  die  Aufgabe   dafür  geeignet   ist  -   auch   privater   Unternehmen   bedienen.   Die  Beauftragung   eines   einzelnen  Bestattungsunternehmens    und  damit  der  Ausschluss   anderer   Unternehmen   von   der  Durchführung   dieser   Aufgaben   ist  zwar  grundsätzlich   zulässig   (BayVGH,  Urteil  vom   09.05.1994,     BayVBI   1994,  S.  629;  FSt  31/1995);   Verträge,  die  die  Kommunen   zur   Erfüllung   ihrer  hoheitlichen   Bestattungsaufgaben   mit  privaten   Unternehmern   schließen, sind  jedoch   von  Zeit  zu  Zeit  dem  Wettbewerb   zu  unterstellen.  Die  Laufzeit   solcher  Verträge  sollte   verhältnismäßig   kurz  (etwa  auf  zwei  bis  fünf  Jahre,  abhängig   vom   Investitionsbedarf   und  der  Amortisationsdauer)   befristet   sein  (vgl.   Nr.  1.4.2   Abs.   2  BestBek   vom   12.11.2002,    AllMBI   S.   965  ff.,   zuletzt   geändert   durch   Bek  vom   07.05.2010,   AllMBI   S.127ff.). 

Der  Bestattungsdienstvertrag   sollte  daher  zeitnah  gekündigt  werden.  Soweit  die  Stadt  

die  Bestattungsleistungen   auch  künftig  als  Teil  der  öffentlichen   Einrichtung  betreiben  

und  von  einem  externen  Dienstleister  erbringen  lassen  will, wären  die  Leistungen  neu  

auszuschreiben(§   31   Abs.  1  KommHV-Kameralistik).   Bei  der  Vergabe  von  Bestat­  

tungsdienstleistungen   liegen  i.d.R.   die  Voraussetzungen  für  eine  Beschränkte  Aus­  

schreibung   nach§   3  Abs.  3  Buchst.  a)   VOUA   Ausgabe  2009  vor  (vgl.  die  o.g.   BestBek   Nr. 1.4.2). Wir weisen aber darauf hin, dass die vergaberechtlichen Grundsätze, also

auch  das  Diskriminierungsverbot,  zu  beachten   sind,  so  dass  eine  Begrenzung  der  Aus-  

schreibung  nur  auf  örtliche  Unternehmen  nicht  zulässig  wäre.  Ein  Vergabevermerk   ist  

zu  fertigen. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Ausschreibung ist für das dritte Quartal 2020 geplant.

 

 

4.6        Verschiedenes  

 

TZ  22     Die  Pauschalsätze   für  die   Erstattung   von   Einsätzen   und  anderen   Leistungen   der   Freiwilligen  Feuerwehr   sollten  überprüft  werden.  

 

Die  Stadt  erhob  zur  Zeit  unserer  Prüfung  für  Einsätze  und  andere  Leistungen  ihrer  frei­  

willigen  Feuerwehren  Kostenersatz  nach  der  Satzung  über  den  Aufwendungsersatz  

und  Gebühren  für  Einsätze  und  andere  Leistungen   gemeindlicher   Feuerwehren  vom  

14.12.1992,    zuletzt  geändert  durch  Satzung  vom  17.12.2009.   Nach  den  erhaltenen  

Auskünften   beruhen  die  ursprünglichen  Kostensätze  aus  dem  Jahr  1992  nicht  auf  örtli­  

chen  Berechnungen.  Die  in   der  Anlage  zur  Satzung  über  Aufwendungs-   und  Kostener­  

satz  (Verzeichnis  der  Pauschalsätze)  enthaltenen  Kostensätze  wurden  nach  den  uns  

vorliegenden  Unterlagen  zuletzt  zum  01.01.2010  um  pauschal  10 % bei  den  Grundge­  

bühren  und  um  pauschal  15  %  bei  den  sonstigen  Gebühren  erhöht.  Dennoch  liegen  die  

Erstattungssätze  teilweise  erheblich   unter  den  von  einem  Arbeitskreis  des  Bayerischen  

Gemeindetages,  Bayerischen  Städtetages,  Landesfeuerwehrverbandes   und  Bayeri­  

schen  Kommunalen  Prüfungsverbandes  erarbeiteten   Empfehlungen  für  ein  Pauschal­  

sätze-Verzeichnis.   Darin  wird  z.B.  für  eine  Drehleiter  DLA  (K)   23/12  ein  Pauschalsatz

für  Ausrückestundenkosten   von  231,35   €  angegeben.   ln  der  städtischen  Satzung  ist  

dafür  ein  Pauschalsatz  von  94,00   €  festgesetzt.  

 

Welche  inhaltlichen  Maßstäbe  bei  der  Festlegung  der  Pauschalsätze  im  Einzelnen  zu  

beachten  sind,  regelt  Art.  28  Abs.  4  BayFwG  näher,  indem  er  auf  die  entsprechende  

Geltung  der  Art.  2  und  8  KAG  verweist  (Satz   1  Halbsatz  2)   mit  der  Maßgabe,  dass  bei  

der  Erfüllung  von  Pflichtaufgaben  nach  Art.  4  Abs.  1  und  2  BayFwG  eine  Eigenbeteili­  

gung  der  Kommune  an  den  Vorhaltekosten  vorzusehen  ist,  die  die  Vorteile  für  die  All­  

gemeinheit  angemessen  berücksichtigt  (Satz  2,  vgl.  BayVGH,  Urteil  vom  18.07.2008,

Az.  4  B   06.1839,  GK  3/2009).  Demnach  ist  für  die  Ermittlung  der  Pauschalsätze  grund­  

sätzlich  eine  Kalkulation  anzustellen,  die  die  örtlichen  Verhältnisse   (z.B.   Anschaffungs­  

kosten, Nutzungsdauer   und  Betriebs-  und  Unterhaltskosten  der  Fahrzeuge)   berück­  

sichtigt.

Die  Stadt  sollte   unter  Berücksichtigung   der  aktuellen   örtlichen   Verhältnisse   die  Ange­  

messenheit   der  pauschalen   Verrechnungssätze   überprüfen   und  die  Sätze   ggf.  anpas­  

sen.  Wir  verweisen   in  diesem   Zusammenhang   auf  das  aktualisierte   Muster   eines   Pau­  

schalsätze-Verzeichnisses    (vgl.  das  gemeinsame   Rundschreiben   der  oben  genannten  

Verbände   vom   1S.10.2013).   Wir  empfehlen,   die  Pauschalsätze   regelmäßig   -  zumindest  

nach  Ablauf   von  vier  Jahren   -  zu  überprüfen.

 

Ferner   merken   wir  an:  

 

Nach  Art.  28  Abs.   2  Nr. S   Alt.  2  BayFwG   kann  die  Kommune   Kostenersatz   für  Falsch­  

alarme,  die  durch  eine  private   Brandmeldeanlage   ausgelöst   werden,  verlangen.  ln  der  

Satzung   über  Aufwendungs-   und  Kostenersatz   für  Einsätze   und  andere   Leistungen   ge­  

meindlicher   Feuerwehren   ist  dieser  Tatbestand   nicht  enthalten   (vgl.   hierzu   BayVGH, 

Urteil  vom  27.06.2012,   Az.   4  BV  11.2S49).  Wir  empfehlen,  den  Tatbestand   in  die  Sat­  

zung   aufzunehmen   und  die  Einsätze   künftig   abzurechnen. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Kostensätze wurden wie vom Prüfungsverband empfohlen neu ermittelt und werden dem Stadtrat zum Beschluss vorgelegt. (vgl. TOP 7 der Tagesordnung)

Die Thematik der Abrechnung der Einsätze durch Brandmeldeanlagen, wurde diskutiert. Die Stadt Bogen hat sich dazu entschieden, diese Einsätze ohne Kostenersatz durchzuführen. Die Firmen bei denen diese Einsätze zum Großteil stattfinden, stellen auch Feuerwehrleute bzw. unterstützen die Feuerwehren mit freiwilligen Spenden.

 

TZ  23    Wir  empfehlen,   die  Erschließungsbeitragssatzung      neu  zu  erlassen.  

 

Die  Stadt  erhebt   Erschließungsbeiträge   auf  der  Grundlage   ihrer  Erschließungsbeitrags­  

satzung   (EBS)   vom   11.12.1987,    zuletzt   geändert   durch   Satzung   vom  07 .10.2013.    Die Satzung   beruht   (ausschließlich)   auf  der  Ermächtigungsgrundlage   des  Art.  23  GO  i.V.  

mit  §  132  BauGB. 

 

Hierzu   bemerken   wir: 

 

Rechtsgrundlage   für  die  Erhebung   von  Erschließungsbeiträgen   ist  seit  01.04.2016   die  

landesrechtliche   Bestimmung   des  Art.  Sa  Abs.   1  bis  9  KAG  i.V.  mit  der  jeweils   zu   er­  

lassenden   Erschließungsbeitragssatzung    (vgl.  Gesetz   zur  Änderung   des   KAG  vom  

08.03.2016,   GVBI  S.   36).  Wir  verweisen   in  diesem   Zusammenhang   auf  das  neue  Sat­  

zungsmuster   des   Bayèrischen   Gemeindetages   für  eine  Erschließungsbeitragssatzung  

(Muster-EBS;   www.bay-gemeindetag.de),   welches   des   bisherigen   Sat­  

zungsmuster   (vgl.   etwa  BayGT-Zeitung   1987,  S.  123)   ersetzt   und  dem   aktuellen   Stand  

von  Gesetz   und  Rechtsprechung   entspricht.   Neben   der  Angabe   der  zutreffenden  

Rechtsgrundlage   für  den  Erlass  der  Satzung   berücksichtigt   das  Muster   insbesondere  

folgende   Punkte:  

 

-     Da  Erschließungsbeiträge   in  Bayern   nicht  auf  bundesrechtlicher,  sondern   auf  lan­  

desrechtlicher   Grundlage   (Art.  Sa  Abs.   1  bis  9  KAG)   erhoben   werden,  sind   im  Sat­  

zunqsmuster   nunmehr   alle  gemäß   Art.  2  Abs.  1  Satz  2  KAG  für  eine  Abgabesat­  

zung   erforderlichen   Mindestinhalte   (Schuldner,  Abgabetatbestand,  Maßstab,  Satz  

der  Abgabe,  Entstehung   sowie   Fälligkeit   der  Abgabeschuld)   ausdrücklich   normiert  

(vgl.  etwa  §§  11,  13  Muster-EBS). 

-     Die  Regelung   zur  Verteilung   des  umlagefähigen   Erschließungsaufwands   (vgl.  §  6  

Muster-EBS)   wurde   den  Erfordernissen   der  Praxis  entsprechend   klar  strukturiert; 

insbesondere   ist  danach   die  Anwendbarkeit   der  satzungsmäßigen   Tiefenbegren­  

zungsregelung   auf  Grundstücke   beschränkt,  die  vom  planungsrechtlichen   Innenbe­  

reich  (§  34  BauGB)   in  den  Außenbereich   (§  35  BauGB)   übergehen;   sie  findet   keine  

Anwendung   auf  Grundstücke,  die  vollauf   im  unbeplanten   Innenbereich   liegen. 

-     Das  Satzungsmuster   enthält   sachgerechte   und  den  Bedürfnissen   der  Praxis  ent­  

sprechende   Bestimmungen   betreffend   die  Ablösung   des  Erschließungsbeitrags  

(vgl.  §   15  Muster-EBS).  

Bereits  aus  Gründen   der   Rechtssicherheit   empfehlen   wir,  die  Erschließungsbeitrags­  

satzung   in  Anlehnung   an  das  neue  Satzungsmuster   des   Bayerischen   Gemeindetages  

neu  zu  erlassen. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Erschließungsbeitragssatzung wurde mit Datum vom 1.11.2018 erlassen und bekanntgegeben.

 

TZ  24    Die  Mietnebenkosten   sollten   vollständig   erhoben  werden. 

 

Die  Stadt  vermietet   bzw.  verpachtet   mehrere  Wohnungen   und  andere   Objekte.   ln  den  

Miet-  oder  Pachtverträgen   wurde   vereinbart,  dass  der  Mieter/Pächter   die  Betriebskos­  

ten   im  Sinne   der  Betriebskostenverordnung    bzw.  der  Anlage   3  zu  §  27  Abs.   1  der  li.  

Bereohnungsverordnung   trägt.   Die  Abrechnung   der  Betriebskosten   wird  entweder  

durch  die  Liegenschaftsverwaltung   oder  durch  ein  externes   Unternehmen   (hinsichtlich  

 

der  Heizkosten)   vorgenommen.  

 

Seit  01.01.2004   gilt  anstatt   der  li.  Berechnungsverordnung   die  Betriebskostenverord­  

nung  (BetrKV)   vom  25.11.2003.    Art  und  Umfang   der  Betriebskosten   sind  nunmehr   in  

§2  der  BetrKV   geregelt.  Nach  §2  BetrKV   sind  (wie  zuvor   nach  der  Anlage   3  zu  §27

Abs.   1  der  11.  Berechnungsverordnung)   u.a.   die  Grundsteuer   und  die  Kosten   der  Sach­   und  Haftpflichtversicherung   umlagefähig.  Diese   Kosten   blieben   bisher  teilweise   in  den   vorgenommenen   Nebenkostenabrechnungen    unberücksichtigt.  Künftig  wären   die  Nebenkosten   vollständig   abzurechnen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Bei den ersten Mietverträgen wurden die Grundsteuer, sowie Sach- und Haftpflichtversicherungen bei den Nebenkostenabrechnungen nicht berücksichtigt. In den aktuellen Mietverträgen sind die umlagefähigen Kosten vollständig berücksichtigt.

 

 

 

 

TZ  25    Der  Erlass  einer  Sondernutzungssatzung   ist   empfehlenswert.  

 

Die  Stadt   hat  im  Bereich   des  Stadtplatzes   mehrere   Erlaubnisse   zur  Sondernutzung   ge­  

mäß  Art.   18  Abs.   1  BayStrWG   erteilt   (z.B.   für  die  Nutzung   der  Parkplätze   und  Geh­  

steigflächen   vor  den  Anwesen   Stadtplatz   10-12,  25  und  32  als  Freischankflächen   bzw.

als  gastronomische   Flächen).   Bei  der  Erteilung   der  Erlaubnis   wurde  jeweils   auch   eine  

jährlìche   Gebühr   (  1  €/m2   und  Monat)  für  die  Sondernutzung   festgesetzt.   Eine  Son­  

dernutzungssatzung   bzw.  eine  Satzung   zur   Erhebung   von  Sondernutzungsgebühren  

besteht   bei  der  Stadt   nicht.  

 

Die  Benutzung   von  Gemeindestraßen   über  den  Gemeingebrauch   hinaus   (Sondernut­  

zung)   bedarf   nach  Art.   18  Abs.   1  BayStrWG   der  Erlaubnis   der  Stadt,  wenn   durch  die  

Benutzung   der  Gemeingebrauch   beeinträchtigt   werden   kann   (davon   ist  die  Verwal­  

tungsgebühr   für  die  Erlaubniserteilung   nach  Art.  20  KostG  zu  unterscheiden).   Für  Son­  

dernutzungen   können   nach  Art.  18  Abs. 2  a  BayStrWG   Sondernutzungsgebühren    er­  

hoben  werden.   Wir  empfehlen,   eine  Satzung   zur  Erhebung   von  Sondernutzungsgebüh­  

ren  zu  erlassen   (Art.   18  Abs.   2  a  Satz  4  BayStrWG).  Die  Gebührensätze   sollten   hierbei  

in  zeitlichen   Abständen   überprüft   und  ggf. angepasst   werden.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Es wird vorerst an der bisherigen Vorgehensweise (Beschluss des Stadtrates vom 11.03.2008) festgehalten. Der Erlass einer Sondernutzungssatzung ist für das vierte Quartal 2020 geplant.

 

TZ  26     lm  Rahmen   der  Prüfung   sahen  wir  uns   noch  ·zu   nachfolgenden  Hinweisen   und   Empfehlungen   veranlasst:  

 

a)    Die  Stadt   hat  für  verschiedene   Grundstücke   (z.B.  Kindergarten   in  Bogen,   Garagen  

am  Erich-Kästner-Ring)   Erbbaurechte   bestellt.  Die  Erbbaurechtsverträge   enthalten  

Wertsicherungsklauseln,  wonach   sich  die  Erbbauzinsen   im  gleichen   Verhältnis   er­  

höhen   oder  ermäßigen   wie  der  vom  Statistischen   Bundesamt   festgestellte   Ver­  

braucherpreisindex   für  Deutschland.   Voraussetzung   für  eine  Anpassung   ist  eine  

Veränderung   des   Indexstandes   um  z.B.  mehr  als  5  o/o  oder   10  %  gegenüber   dem  

Monat  der  letzten   Erbbauzinsanpassung.   Die  Indexveränderungen   wurden   bislang  

einmal  jährlich   auf  Basis  des  gleichen   Monats   geprüft   und  ggf.  angepasst.   Eine  

Kontrolle,  ob  die  Indexveränderung   bereits   in  einem  früheren   Monat  erreicht  

wurde,  erfolgte   nicht.  

 

Die  Stadt   hätte  in  eigener   Zuständigkeit   zu  prüfen,   ob  die  Indexveränderungen  

nicht  bereits   in  einem  früheren   Monat   erreicht   wurden   und  die  Erbbauzinsen   ange­  

passt   hätten  werden   können.  Bei  künftigen   Vereinbarungen   zu  Wertsicherungs­  

klauseln   wäre   darauf   zu  achten,  dass  eine  konkrete   Regelung   getroffen   wird,   ab  

welchen   Zeitpunkt   sich  die  Erbbauzinsen   erhöhen   und  welche   Indexstände   dafür  

ausschlaggebend   sind.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Diese Regelung wird in allen Verträgen jüngeren Datums berücksichtigt.

 

b)    Die  bestehenden   Vereinbarungen   zur  Betriebskostenübernahme    mit  den  Trägern  

der  Kindertageseinrichtungen   wurden   der  Rechtsaufsichtsbehörde    nicht  zur  Ge­   

nehmigung   vorgelegt.   Wir  weisen   darauf   hin,  dass  Defizitverträge   als  genehmi­  

gungspflichtiges   Rechtsgeschäft   nach  Art.  72  GO  der  rechtsaufsichtlichen   Geneh­  

migung   bedürfen   (vgl.  Nr.  8.1. 7  der   IMBek  vom  05.05.1983,   MASI  S.  408).   Die  

Verträge   wären   dem   Landratsamt   Straubing-Bogen   noch  zur  Genehmigung   vorzu­  

legen. 

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Vorlage der Vereinbarungen bei der Rechtsaufsicht wird nachgeholt.

 

e)     Für  mehrere   ältere   Fahrzeuge   der  Stadt   besteht   eine  Vollkaskoversicherung.    Eine  

Vollkaskoversicherung    ist  in  solchen   Fällen   unwirtschaftlich,  weil  die  Fahrzeuge  

nur  noch  einen   geringen   Wert   haben   und  die  Schäden   nur  bis  zur   Höhe  des  Zeit­  

wertes   ersetzt   werden.   Kaskoversicherungen   sollten   i.d.R.   auf  neuere   Fahrzeuge  

und  auf  teure  Spezialfahrzeuge   (z.B.   Feuerwehrfahrzeuge)   mit  entsprechendem  

Zeitwert   beschränkt   werden.   Das  Erfordernis   der  Vollkaskoversicherungen    wäre  

zeitlich   zu  prüfen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die Vollkaskoversicherung wurde überprüft und die Versicherung bei 3 alten Fahrzeugen gekündigt.

 

d)    Es  wird  darauf  hingewiesen,  dass  die  Stadt  in  ihrer  Rechtsbehelfsbelehrung   die  

elektronische  Widerspruchseinlegung   und  Klageerhebung  für  unzulässig  erklärt,  

obwohl  sie  hierfür   den  Zugang  eröffnet  hat  (vgl.  Art.  3  a   BayVwVfG).  Auf  die  IMBek   

vom  06.09.2016,   AllMBI  Nr.  12/2016,  S.  2077, wird  hingewiesen.  

 

Stellungnahme der Verwaltung:

Die technischen Voraussetzungen werden zeitnah geschaffen, so dass eine elektronische Widerspruchseinlegung zukünftig ermöglicht wird.