Beschluss: Einstimmig beschlossen

Abstimmung: Ja: 25, Nein: 0, Anwesend: 25

Einführung der elektronischen Archivierung und Aufbewahrung von Belegen im Sinne von §71 KommHV – Kameralistik

 

Die elektronische Archivierung soll 2019 umgesetzt werden.

Hiermit wird nach § 6 KommPrV der örtlichen Rechnungsprüfung Gelegenheit gegeben sich von der Vollständigkeit und Wirksamkeit der von der Kasse festgelegten Kontrollmaßnahmen sowie der Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Archivierung zu überzeugen.

Anlage: vorläufige Dienstanweisung

 

Festlegung des Zeitpunktes für die Vernichtung der papiergebundenen Belegdokumente

Mit Einführung der elektronischen Archivierung werden die Belege so gespeichert, dass sie unveränderbar sind. Es wird sichergestellt, dass die Belege verlustfrei in ein standardisiertes Speicherformat transformiert werden und die visuelle Wiedergabe bildlich und inhaltlich mit den Urschriften übereinstimmen.

Laut § 71 Abs. 2 KommHV – Kameralistik sollen die nicht mehr benötigten Originalbelege erst nach Abschluss der örtlichen Prüfung der Jahresrechnung vernichtet werden.

Es wird vorgeschlagen, dass die papiergebundenen Belegdokumente nicht vor der örtlichen Prüfung des Jahresabschlusses und mindestens 2 Jahre im Original aufbewahrt werden. Somit besteht innerhalb der 2 Jahre die Möglichkeit das Originaldokument einzusehen.

 


Beschluss:

 

Der Stadtrat stimmt zu, dass die papiergebundenen Belegdokumente nicht vor der örtlichen Prüfung des Jahresabschlusses vernichtet, und mindestens 2 Jahre im Original aufbewahrt, werden.