Sitzung: 06.02.2019 SR/35/2019
Beschluss: Einstimmig beschlossen
Abstimmung: Ja: 25, Nein: 0, Anwesend: 25
Einführung der elektronischen
Archivierung und Aufbewahrung von Belegen im Sinne von §71 KommHV –
Kameralistik
Die
elektronische Archivierung soll 2019 umgesetzt werden.
Hiermit wird
nach § 6 KommPrV der örtlichen Rechnungsprüfung Gelegenheit gegeben sich von
der Vollständigkeit und Wirksamkeit der von der Kasse festgelegten
Kontrollmaßnahmen sowie der Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Archivierung
zu überzeugen.
Anlage:
vorläufige Dienstanweisung
Festlegung des Zeitpunktes für die
Vernichtung der papiergebundenen Belegdokumente
Mit Einführung
der elektronischen Archivierung werden die Belege so gespeichert, dass sie
unveränderbar sind. Es wird sichergestellt, dass die Belege verlustfrei in ein
standardisiertes Speicherformat transformiert werden und die visuelle
Wiedergabe bildlich und inhaltlich mit den Urschriften übereinstimmen.
Laut § 71 Abs.
2 KommHV – Kameralistik sollen die nicht mehr benötigten Originalbelege erst
nach Abschluss der örtlichen Prüfung der Jahresrechnung vernichtet werden.
Es wird
vorgeschlagen, dass die papiergebundenen Belegdokumente nicht vor der örtlichen
Prüfung des Jahresabschlusses und mindestens 2 Jahre im Original aufbewahrt
werden. Somit besteht innerhalb der 2 Jahre die Möglichkeit das
Originaldokument einzusehen.
Beschluss:
Der Stadtrat stimmt
zu, dass die papiergebundenen Belegdokumente nicht vor der örtlichen Prüfung
des Jahresabschlusses vernichtet, und mindestens 2 Jahre im Original aufbewahrt,
werden.